行政主管綜合管理能力提升

有人說：辦公室主任（行政部長）位高權(quán)重；

也有人說：辦公室嘛，不是業(yè)務(wù)部門，有它沒它無關(guān)大局。

有人說：辦公室主任（行政部長）離領(lǐng)導(dǎo)近，天子身邊；

也有人說：伴君如伴虎。

有人說：辦公室是綜合部門，得是全才；

也有人說：辦公室嘛，就是個(gè)大事務(wù)，沒啥含金量。

有的辦公室主任很累，一天到晚腳不沾地忙個(gè)不停，卻總是挨批評(píng)；

也有的辦公室主任很閑，每天東走走西看看，沒看他干啥，卻老是被表揚(yáng)。

有的辦公室主任緊握權(quán)、嚴(yán)把關(guān)，得罪了一大堆同事；

也有的辦公室主任善用手中權(quán)利，身邊有著一群朋友。

辦公室主任（行政部長）既是**，又是被**，身兼承辦、參謀、管理、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)指揮五大職責(zé)。如何運(yùn)用管理手段和方法進(jìn)行辦公室管理，是每一位辦公室主任必須面對(duì)的問題。

那么，如何當(dāng)好辦公室主任（行政部長）呢？

第 一講：辦公室主任（行政部長）職業(yè)素質(zhì)篇

一、辦公室主任（行政部長）的角色定位
1. 辦公室主任（行政部長）的職業(yè)特性與素質(zhì)要求            

2.  辦公室的職能：辦文、辦事、辦會(huì)
3. 辦公室主任（行政部長）的角色：參謀、助手、服務(wù)           

4. 辦公室主任（行政部長）的心態(tài)建設(shè)
5. 常見的辦公室主任（行政部長）角色錯(cuò)位
6. 辦公室主任（行政部長）的職業(yè)形象
二、辦公室主任的思維導(dǎo)向
1. 以問題為導(dǎo)向

1）文稿                      2）紀(jì)要保密                    3）會(huì)議籌備           

4）后勤保障                  5）公文運(yùn)轉(zhuǎn)

2、以目標(biāo)為導(dǎo)向

1）明確工作目標(biāo)              2）細(xì)化分解目標(biāo)              3）落實(shí)責(zé)任科室與負(fù)責(zé)人

4）參謀服務(wù)想在前           5）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)走在前             6）推動(dòng)落實(shí)抓在前

3、以效果為導(dǎo)向

1）人才的合理使用                          2）提高員工能力             

3）培養(yǎng)員工忠誠度                          4）以結(jié)果為導(dǎo)向

第二講：會(huì)務(wù)組織與管理篇

一、善于核算會(huì)議效率與成本
1、如何核算會(huì)議成本                               2、如何控制會(huì)議成本           

3、如何提高會(huì)議效率                               4、如何檢查會(huì)議實(shí)效性
二、會(huì)議準(zhǔn)備細(xì)節(jié)
1、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備之一---會(huì)議目標(biāo)的設(shè)立                  2、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備之二---與會(huì)者的選擇
3、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備之三---會(huì)議時(shí)間的選擇                  4、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備之四---會(huì)議地點(diǎn)的選擇
5、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備之五---會(huì)議議程的擬定                  6、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備之六---會(huì)議通知的派發(fā)
7、會(huì)務(wù)人員的分組                                 8、會(huì)場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn)
9、預(yù)訂會(huì)議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項(xiàng)目                    10、簽訂書面合同時(shí)的注意事項(xiàng)
11、會(huì)議的其他準(zhǔn)備內(nèi)容                           12、與會(huì)人員分組需注意的事項(xiàng)
13、會(huì)議證件的制作                               14、會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的制備
15、會(huì)議名冊(cè)編制的注意事項(xiàng)                       16、烘托良好會(huì)議氛圍的技巧
17、開會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收項(xiàng)目                      18、會(huì)議場(chǎng)地的準(zhǔn)備工作
19、其他工作落實(shí)的內(nèi)容                           20、開會(huì)前12小時(shí)的檢查工作細(xì)則
21、會(huì)務(wù)物品準(zhǔn)備名細(xì)                             22、如何準(zhǔn)備頒獎(jiǎng)大會(huì)
三、 大型會(huì)議活動(dòng)接待細(xì)節(jié)
1、接待準(zhǔn)備工作                                   2、會(huì)前分配工作
3、會(huì)前接待工作                                   4、會(huì)議的食宿管理
5、會(huì)議的飲食管理                                 6、會(huì)議的安全保衛(wèi)
7、會(huì)議的醫(yī)療衛(wèi)生
四、卓越會(huì)議角色
1、會(huì)議主持人的角色定位                           2、會(huì)議主持人的素質(zhì)要求
3、會(huì)議發(fā)言的藝術(shù)                                 4、積極參會(huì)者應(yīng)該具有的形象

第三講：檔案管理及新檔案法解讀
一、檔案管理法規(guī)新標(biāo)準(zhǔn)解讀（2020版）
二、檔案管理基本原則
1、合法合規(guī)                      2、意識(shí)第一                    3、領(lǐng)導(dǎo)作用
4、 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)                     5、 組織保證                    6、制度基礎(chǔ)
7、合同約束                     8、全員責(zé)任                     9、前端控制

10集成管理
三、文件歸檔
各部門歸檔職責(zé)、文件歸檔范圍、檔案保管期限表
1、檔案鑒定                    2、檔案整理                     3、檔案保管
4、 檔案檢索                   5、檔案編研                      6、檔案利用
7、檔案統(tǒng)計(jì)                   8、檔案信息化建設(shè)

第四講：領(lǐng)導(dǎo)講話稿的寫作技巧

一、領(lǐng)導(dǎo)講話稿分類

1、對(duì)下級(jí)講話                                  2、對(duì)上級(jí)匯報(bào)工作講話

3、平級(jí)往來講話                                4、禮儀場(chǎng)合講話

二、領(lǐng)導(dǎo)講話稿種類

1、指導(dǎo)、總結(jié)和布置型                          2、學(xué)習(xí)和宣傳型

3、表彰和動(dòng)員型                                4、交際和禮儀型

三、一篇好的領(lǐng)導(dǎo)講話稿標(biāo)準(zhǔn)

1、結(jié)構(gòu)—講話稿骨架            2、思想—講話稿靈魂              3、語言—講話稿血肉

四、領(lǐng)導(dǎo)講話稿要求

1、思想內(nèi)容上

（1）符合政策          （2）觀點(diǎn)鮮明         （3）切合實(shí)際          （4）針對(duì)性強(qiáng)

2、稿件組織上

（1）主題明確          （2）重點(diǎn)突出         （3）結(jié)構(gòu)合理           （4）層次分明

（5）表述準(zhǔn)確          （6）語言合體         （7）富有邏輯

3、講話稿形式上

（1）格式正確          （2）書寫規(guī)范         （3）語句通順          （4）標(biāo)點(diǎn)正確

五、講話稿撰寫流程

1、領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖                             2、搜集、準(zhǔn)備和整理資料

3、撰寫提綱、安排結(jié)構(gòu)                       4、落筆起草、撰寫正文

5、反復(fù)檢查、反復(fù)修改

案例解析

第五講：如何提高調(diào)研報(bào)告的寫作質(zhì)量

一、調(diào)查報(bào)告要求

1、公文－上行文

2、確定需要報(bào)告的重點(diǎn)事項(xiàng)

3、內(nèi)容布局要“三長兩短”

（1）講三方面的成績或長處                        （2）再說二個(gè)方面的缺點(diǎn)和問題

二、寫好調(diào)查報(bào)告需要注意的問題

1．動(dòng)筆前要充分占有材料                          2．一定要實(shí)事求是不能弄虛作假

3．條理要清楚達(dá)不到匯報(bào)的目的                    4．要剪裁得體，詳略適宜

三、調(diào)查報(bào)告格式

1、標(biāo)題                        2、稱呼                       3、正文組成

四、調(diào)查報(bào)告公文寫作格式

1、公文標(biāo)簽                    2、行文單位與要求               3、字體要求

4、公文版面                    5、裝訂要求

案例解析

第六講：工作中的溝通與協(xié)調(diào)藝術(shù)

1. 構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信
（1）建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報(bào)關(guān)系
（2）健全正式溝通路線－保證信息的**性和嚴(yán)肅性
（3）建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
2. 有效的對(duì)上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任
（1）學(xué)會(huì)聽懂上級(jí)說話，不要想當(dāng)然            （2）問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求
（3）有效表達(dá)，提高建議的采信率               （4）積極互動(dòng)，引導(dǎo)上級(jí)的正確思路
（5）主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)，適應(yīng)不同上級(jí)行為風(fēng)格         （6）嚴(yán)格職場(chǎng)操守，不參與辦公室政治
3. 有效的橫向溝通－獲得他人支持
（1）用好非職務(wù)權(quán)力，增強(qiáng)個(gè)人影響力         （2）分析對(duì)方的利益，啟動(dòng)對(duì)方需求
（3）踩住對(duì)方的動(dòng)力點(diǎn)，銷售你的主張         （4）了解并消除對(duì)方顧慮，促使對(duì)方參與

4. 有效的對(duì)下溝通-獲得下級(jí)的支持和擁戴

（1）民主決策，兼聽則明                    （2）分工與授權(quán)

（2）知人善用                              （4）充分信任下屬