深圳高級文秘課程

【課程大綱】

一部分  職業(yè)素養(yǎng)篇

一、秘書／行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求

1. 秘書／助理人員的自我角色定位

① 初級秘書／助理：事務性文員

② 中級秘書／助理：事務性文員＋協(xié)助管理

③ 高級秘書／助理：獨立管理＋事務處理

★ 視頻：

★ 現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”

2. 優(yōu)秀秘書／助理人員的勝任素質(zhì)

① 如何提升秘書／助理人員的素質(zhì)

② 優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異

★ 案例分析：

二、秘書／助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

2. 為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？

① 分析自我，確立人生的方向

② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢

③ 看到秘書／助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力

★ 小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏

3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟

① 掌握SWOT分析工具進行自我分析

② 運用“5W提問”法進行自我分析

◎ What I am? 我是什么樣的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是**適合我？

◎ What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進實戰(zhàn)：“我的命運我把握，我的前途我做主?！?/span>

★ 運用SWOT分析工具認識自我

三、秘書／助理商務禮儀規(guī)范

1. 塑造良好的個人職場形象

① 著裝的T O P原則

② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)

③ 恰當?shù)闹w語言讓自己成為一個有素養(yǎng)的人

★ 案例：

2. 基本商務禮儀

辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧

★ 現(xiàn)場演示

四、辦公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

4. 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

★ 現(xiàn)場模擬

**掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇

一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧

1. 時間管理的誤區(qū)

2. 時間管理的原則

① 目標管理與80/20法則

② 緩急輕重的優(yōu)先管理

③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排

3. 時間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

5. 上級的時間管理與安排

6. 自我情緒控制與壓力管理

7. 上司出差日程管理與工作計劃

★ 小組討論：

二、會務組織與管理

1. 成功組織會議的技巧

2. 組織階段的工作：會前準備／會中協(xié)助／會后整理

3. 會議座次安排的學問

★ 練習

★ 案例

三、信息、文檔管理與運用

1. 信息收集

① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅

② 收集信息工作的三個訣竅

③ 信息的查實及傳遞

④ 信息的儲存與保密

2. 文檔管理

① 文檔分類及儲存的工作規(guī)范

② 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范

③ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范

★ 案例

四、行政公文寫作技巧與處理實務

1. 行政公文寫作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文寫作及公文格式要素范例

① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告

② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要

③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信

★ 案例分享

★ 撰寫初稿練習

第三部分  統(tǒng)籌管理篇

一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

游戲?qū)耄?*“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。

1. 成功溝通的秘訣

① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話

② 怎樣反問：了解對方的需求

③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是

④ 表明立場：拒絕的藝術

⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案

★ 案例

2. 有效溝**程及環(huán)節(jié)

① 信息發(fā)送、接收、反饋

② 有效發(fā)送的技巧

★ 現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3. 認識你的溝通對象

① 與上級溝通的原則

② 與各種性格的領導打交道技巧

③ 跨部門的溝通技巧

★ 游戲

二、行政管理人員辦公室事務管理

1. 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

2. 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）

3. 員工安全和保密工作

4. 公共關系管理

★ 全景案例

★ 案例

三、事物性項目性工作的組織管理

1. 事務工作有哪些

2. 學會列事務清單

3. 用項目計劃管理工作

★ 沙盤演練

四、課程分享：我學到了什么？

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