淺談項(xiàng)目手冊(cè)在工程管理中的應(yīng)用

 對(duì)于一個(gè)復(fù)雜的工程項(xiàng)目，簽訂的合同可能有幾十份之多，這意味著有幾十家工程承包商為項(xiàng)目服務(wù)。如何迅速有效地在承包商們及業(yè)主之間架起溝通的橋梁，使處于不同工程實(shí)施階段、擔(dān)任不同角色的承包商及時(shí)地了解工程的概況、目標(biāo)，自覺(jué)地遵守項(xiàng)目管理規(guī)范，顯然具有很現(xiàn)實(shí)的意義。 

    1、項(xiàng)目手冊(cè)的主要內(nèi)容 

    項(xiàng)目手冊(cè)的主要內(nèi)容包括：工程項(xiàng)目概況、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目參加者、合同、信息管理、項(xiàng)目管理規(guī)范等。 

    項(xiàng)目手冊(cè)作為一種正式的溝通方式，包含了相當(dāng)豐富的項(xiàng)目信息。它是項(xiàng)目和項(xiàng)目管理基本情況的集成，其基本作用是為了項(xiàng)目參加者之間的溝通。一本好的項(xiàng)目手冊(cè)可以使項(xiàng)目的基本情況透明，有利于程序化、規(guī)范化工作，使各參加者，特別是剛進(jìn)入這個(gè)項(xiàng)目的參加者，能夠很快地熟悉項(xiàng)目的基本情況和過(guò)程，以便于工作的開(kāi)展和進(jìn)行。 

    2、項(xiàng)目手冊(cè)的應(yīng)用 

    常州工學(xué)院體育館項(xiàng)目于2002年12月26日開(kāi)工，到2004年9月10日竣工，其間歷時(shí)21個(gè)月。整個(gè)工程由基建處負(fù)責(zé)，并成立體育館項(xiàng)目組進(jìn)行項(xiàng)目管理。根據(jù)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、分包商數(shù)量多、協(xié)調(diào)難度大等特點(diǎn)，在項(xiàng)目初期編制了體育館項(xiàng)目手冊(cè)。在建設(shè)過(guò)程中，遇到了許多問(wèn)題，對(duì)項(xiàng)目手冊(cè)一些內(nèi)容進(jìn)行了修改。從結(jié)果評(píng)價(jià)來(lái)看，達(dá)到了預(yù)期的效果。 

    在項(xiàng)目管理規(guī)范中，針對(duì)目前行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)及大環(huán)境的制約，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)及背景，對(duì)項(xiàng)目各參加者進(jìn)行了更具可操作性的定義及責(zé)任的描述，如，業(yè)主、項(xiàng)目、管理組、設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。 

    2.1　業(yè)主 

    常州工學(xué)院為該體育館項(xiàng)目的業(yè)主，他的授權(quán)代表為甲方代表（基建處處長(zhǎng)）。常州工學(xué)院是與本項(xiàng)目有關(guān)所有工程的委托者。 

    在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，業(yè)主簽訂工程總包合同和所有的指定分包合同。 

    2.2　項(xiàng)目管理組（簡(jiǎn)稱“項(xiàng)目組”） 

    項(xiàng)目組為常州工學(xué)院基建處直接派出機(jī)構(gòu)，其服從院基建處的領(lǐng)導(dǎo)；在與承包商、監(jiān)理部的工程交往中代表業(yè)主行使權(quán)力和義務(wù)。 

    （1）與業(yè)主一起確定項(xiàng)目目標(biāo)及目標(biāo)的協(xié)調(diào)。 

    （2）與業(yè)主各相關(guān)部門(mén)、批準(zhǔn)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)合作。 

    （3）進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)的控制、監(jiān)督、跟蹤項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，保證項(xiàng)目順利實(shí)施，以符合業(yè)主要求。 

    （4）代表業(yè)主作現(xiàn)場(chǎng)管理，對(duì)監(jiān)理項(xiàng)目部、承包商有指令權(quán)。 

    （5）為業(yè)主決策提供各種信息、意見(jiàn)和建議，在選擇目標(biāo)、選擇承包商、確定方案、調(diào)整計(jì)劃時(shí)提出建議和論證。 

    （6）在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)做出決策，起草各種文件，如招標(biāo)文件、合同、發(fā)布指令等，在工程中收集信息，建立項(xiàng)目文檔。 

    項(xiàng)目組在涉及到業(yè)主方面的利益問(wèn)題時(shí)，如，合同范圍的變化、工程變更等內(nèi)容應(yīng)事先與業(yè)主商量，取得一致意見(jiàn)，避免出現(xiàn)朝令夕改的狀況，動(dòng)搖項(xiàng)目組在該項(xiàng)目上的威信。 

    該項(xiàng)目的鋼結(jié)構(gòu)屋面為鋼結(jié)構(gòu)張弦梁體系。針對(duì)該體系，項(xiàng)目組在前期市場(chǎng)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)：能夠同時(shí)進(jìn)行預(yù)應(yīng)力纜索張拉和鋼結(jié)構(gòu)安裝制作的承包商很少，即使有，也會(huì)由于市場(chǎng)和技術(shù)的高度壟斷而很難降低工程報(bào)價(jià)，同時(shí)也不利于從中選擇。因此，項(xiàng)目組建議由預(yù)應(yīng)力張拉和鋼結(jié)構(gòu)組成聯(lián)合體，對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo)，聯(lián)合體以鋼結(jié)構(gòu)為主，與我院簽訂鋼結(jié)構(gòu)分包合同。 

    2.3　設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 

    （1）設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將其設(shè)計(jì)進(jìn)展及時(shí)通報(bào)項(xiàng)目組，如出現(xiàn)阻礙、中斷和其他拖延，應(yīng)直接向項(xiàng)目組報(bào)告，以便能采取措施。 

    （2）專業(yè)設(shè)計(jì)工程師在完成專業(yè)設(shè)計(jì)后應(yīng)先交設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（或建筑師）作相關(guān)方面的審查后交項(xiàng)目組。 

    （3）設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在施工階段應(yīng)與項(xiàng)目組一起研究工程變更決定，但施工現(xiàn)場(chǎng)的一切變更指令權(quán)歸業(yè)主及項(xiàng)目組。 

    （4）設(shè)計(jì)文件及變更文件在交業(yè)主審批前先交項(xiàng)目組。 

    為控制項(xiàng)目變更，嚴(yán)禁施工單位與設(shè)計(jì)方私下溝通，影響項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，作為本項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方——上海林同炎李國(guó)豪工程咨詢有限公司，在工程設(shè)計(jì)進(jìn)度方面，尤其在工程變更上，盡量地滿足工程的需要。涉及的工程變更，在合同中要求：一般變更在48h內(nèi)給于明確答復(fù)，對(duì)一些大變更，在項(xiàng)目組提前協(xié)調(diào)的情況下也都能及時(shí)予以答復(fù)，確保變更的及時(shí)性。 

    所有的變更直接由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)簽發(fā)和接收，**大限度地避免“無(wú)關(guān)”的變更流向工地。 

    2.4　監(jiān)理部 

    監(jiān)理部直接服從項(xiàng)目組的領(lǐng)導(dǎo)，在內(nèi)容、時(shí)間、費(fèi)用等方面負(fù)責(zé)對(duì)施工過(guò)程進(jìn)行具體的計(jì)劃、組織、監(jiān)督、控制。任務(wù)如下：

    （1）依據(jù)建筑工程施工中監(jiān)理信息化管理要求從事信息工作，協(xié)調(diào)業(yè)主委托的各承包商之間的工作，各種信息化指令需經(jīng)監(jiān)理部簽字后再傳達(dá)各方。 

    （2）為項(xiàng)目組提供準(zhǔn)備和建議，并執(zhí)行項(xiàng)目組的指令、決策等。 

    （3）依據(jù)合同對(duì)本項(xiàng)目的工期計(jì)劃、質(zhì)量和費(fèi)用進(jìn)行控制和管理。 

    （4）對(duì)承包商具有指令權(quán)，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)工程協(xié)調(diào)和總體質(zhì)量控制。 

    （5）主持監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)議。 

    （6）向項(xiàng)目組提交經(jīng)審核的項(xiàng)目月報(bào)表。 

    （7）審查承包商提交的賬單并遞交給項(xiàng)目組。 

    （8）對(duì)承包商提出的變更作出經(jīng)濟(jì)分析，供項(xiàng)目組及業(yè)主參考。 

    在這些范圍內(nèi)監(jiān)理部對(duì)業(yè)主委托的承包商有指令權(quán)，特別當(dāng)工期、成本與計(jì)劃相違背需采取措施時(shí)。為保證協(xié)調(diào)任務(wù)的完成，所有與項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)談、會(huì)議都應(yīng)在事前及時(shí)通知監(jiān)理部，由監(jiān)理部向項(xiàng)目組提交報(bào)告，同時(shí)應(yīng)獲得設(shè)計(jì)、施工所必需的信息。 

    結(jié)合具體的社會(huì)環(huán)境，對(duì)監(jiān)理的職責(zé)事先進(jìn)行分工。利用目前監(jiān)理公司在質(zhì)量控制方面的人力優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)進(jìn)行工程質(zhì)量控制。在進(jìn)度和投資方面，由項(xiàng)目組和監(jiān)理部共同把關(guān)。如，工程變更，專門(mén)增加“技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析”一欄，要求承包商對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行變更概算，由監(jiān)理部對(duì)變更的合理性進(jìn)行判斷，簽署意見(jiàn)，提交項(xiàng)目組和業(yè)主決策。 

    2.5　承包商 

    2.5.1　總包商 

    （1）總包按總承包合同進(jìn)行工程施工，直接受項(xiàng)目組和監(jiān)理部的協(xié)調(diào)指揮。 

    （2）總包企業(yè)的分包商由總包企業(yè)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。 

    （3）總包應(yīng)將工程進(jìn)度向監(jiān)理部和項(xiàng)目組匯報(bào)。由總包企業(yè)負(fù)責(zé)做出的設(shè)計(jì)文件應(yīng)將設(shè)計(jì)文件歸檔后送監(jiān)理部，并由監(jiān)理部審核后送交本項(xiàng)目組。 

    （4）設(shè)計(jì)圖紙變更按本項(xiàng)目變更程序執(zhí)行，如有違反，視同違反合同。 

    （5）由總包單位每月出資500元，作為學(xué)院后勤部門(mén)公共場(chǎng)地清掃費(fèi)。 

    （6）夜間施工許可證由施工單位辦理。 

    其中一些不便在合同中說(shuō)明或沒(méi)有提及，而又確實(shí)存在的問(wèn)題，如第5條、第6條，在主合同簽訂后，與總包項(xiàng)目經(jīng)理部協(xié)商，在不影響項(xiàng)目總體目標(biāo)的前提下達(dá)成一致，并在項(xiàng)目手冊(cè)中明確。 

    2.5.2　分包商 

    （1）其它分包施工單位，由總包負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，工程由業(yè)主委托。 

    （2）在指定分包商工程款審批過(guò)程中，加入“總包意見(jiàn)”條款，加大總包對(duì)指定分包商的施工管理力度。

    隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，加入的承包商越來(lái)越多，項(xiàng)目參加者處于動(dòng)態(tài)的變化中，因此需不斷的對(duì)“項(xiàng)目參加者”一項(xiàng)進(jìn)行增減，不必將全部的承包商一一列出，以保持手冊(cè)精簡(jiǎn)。 

    作為項(xiàng)目合同的補(bǔ)充，項(xiàng)目手冊(cè)在各參加者的權(quán)力、責(zé)任上進(jìn)行了合理細(xì)化，其目的是更加符合項(xiàng)目實(shí)施的現(xiàn)狀，更好地為項(xiàng)目目標(biāo)服務(wù)。項(xiàng)目組在起草的同時(shí)，注意與業(yè)主及項(xiàng)目所涉及參加者如總包、監(jiān)理的溝通，其中部分條款必須得到業(yè)主方（學(xué)院及基建處領(lǐng)導(dǎo)）的理解與支持，特別是在與業(yè)主方有關(guān)的主承包合同和監(jiān)理合同的部分內(nèi)容上更是如此。 

    在工程進(jìn)行過(guò)程中，學(xué)院對(duì)工程建設(shè)的要求在不斷地變化，主要體現(xiàn)在對(duì)變更批準(zhǔn)程序的完善，包括所需變更資料、提交時(shí)間、流程、簽發(fā)時(shí)間等內(nèi)容的修改，補(bǔ)充進(jìn)入項(xiàng)目手冊(cè)并詳細(xì)說(shuō)明，盡量使承包商理解和支持，縮短變更批復(fù)時(shí)間，提高工作的效率。 

    此外，監(jiān)理例會(huì)制度是一項(xiàng)非常好的制度，它及時(shí)科學(xué)地解決了大量工程中出現(xiàn)的問(wèn)題，項(xiàng)目手冊(cè)對(duì)會(huì)議時(shí)間、參加人員、形成紀(jì)要的程序都作了詳細(xì)說(shuō)明。由于會(huì)議控制得當(dāng)，各方配合，解決問(wèn)題的效率高，越來(lái)越多的參加者對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理會(huì)議持歡迎態(tài)度，愿意將工程進(jìn)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題提出來(lái)，并加以解決。監(jiān)理例會(huì)既是一次正式的溝通，又是一種非正式的協(xié)商，特別在2003年非典時(shí)期，2004年工程停工階段對(duì)于保持工程隊(duì)伍穩(wěn)定、鼓舞士氣、明確項(xiàng)目目標(biāo)、消除危機(jī)事件的影響等方面發(fā)揮了重要作用。 

    3、結(jié)語(yǔ) 

    項(xiàng)目手冊(cè)的使用，使項(xiàng)目的基本情況透明，體現(xiàn)了現(xiàn)代項(xiàng)目管理中的管理規(guī)范化、制度化、程序化，為工程正確決策提供規(guī)范、有效的程序及保障。為充分發(fā)揮其作用，對(duì)項(xiàng)目手冊(cè)還可作進(jìn)一步的探討，如在不同的階段更好地適應(yīng)項(xiàng)目發(fā)展和變化，如何與合同管理協(xié)調(diào)執(zhí)行，以及加強(qiáng)信息管理、運(yùn)用現(xiàn)代化通訊和信息技術(shù)進(jìn)行有效的溝通與交流等。