在日常的會(huì)計(jì)核算中，發(fā)生差錯(cuò)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤：一是要確認(rèn)錯(cuò)誤的金額；二是要確認(rèn)錯(cuò)在借方還是貸方；三是根據(jù)產(chǎn)生差錯(cuò)的具體情況，分析可能產(chǎn)生差錯(cuò)的原因，采取相應(yīng)的查找方法，便于縮短查找差錯(cuò)的時(shí)間，減少查賬工作量。
查找錯(cuò)誤的方法有很多，現(xiàn)將常用的幾種方法介紹如下：
（1）順查法(亦稱正查法)。順查法是按照賬務(wù)處理的順序，從原始憑證、賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表全部過程進(jìn)行查找的一種方法。即首先檢查記賬憑證是否正確，然后將記賬憑證、原始憑證同有關(guān)賬簿記錄一筆一筆地進(jìn)行核對(duì)，最后檢查有關(guān)賬戶的發(fā)生額和余額。這種檢查方法，可以發(fā)現(xiàn)重記、漏記、錯(cuò)記科目、錯(cuò)記金額等。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是查的范圍大，不易遺漏；缺點(diǎn)是工作量大，需要的時(shí)間比較長(zhǎng)。所以在實(shí)際工作中，一般是在采用其他方法查找不到錯(cuò)誤的情況下采用這種方法。
（2）逆查法(亦稱反查法)。這種方法與順查法相反，是按照賬務(wù)處理的順序，從會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、原始憑證的過程進(jìn)行查找的一種方法。即先檢查各有關(guān)賬戶的余額是否正確，然后將有關(guān)賬簿按照記錄的順序由后向前同有關(guān)記賬憑證或原始憑證進(jìn)行逐筆核對(duì)，最后檢查有關(guān)記賬憑證的填制是否正確。這種方法的優(yōu)缺點(diǎn)與順查法相同。所不同的，是根據(jù)實(shí)際工作的需要，對(duì)由于某種原因造成后期產(chǎn)生差錯(cuò)的可能性較大而采用的。
（3）抽查法。抽查法是對(duì)整個(gè)賬簿記賬記錄抽取其中某部分進(jìn)行局部檢查的一種方法。當(dāng)出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，可根據(jù)具體情況分段、重點(diǎn)查找。將某一部分賬簿記錄同有關(guān)的記賬憑證或原始憑證進(jìn)行核對(duì)。還可以根據(jù)差錯(cuò)發(fā)生的位數(shù)有針對(duì)性地查找。如果差錯(cuò)是角、分，只要查找元以下尾數(shù)即可；如果差錯(cuò)是整數(shù)的千位、萬位，只需查找千位、萬位數(shù)即可，其他的位數(shù)就不用逐項(xiàng)或逐筆地查找了。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是范圍小，可以節(jié)省時(shí)間，減少工作量。
（4）偶合法。偶合法是根據(jù)賬簿記錄差錯(cuò)中經(jīng)常遇見的規(guī)律，推測(cè)與差錯(cuò)有關(guān)的記錄而進(jìn)行查找的一種方法。這種方法主要適用于漏記、重記、錯(cuò)記的查找。
①漏記的查找。A．總賬一方漏記，在試算平衡時(shí)，借貸雙方發(fā)生額不平衡，出現(xiàn)差錯(cuò)，在總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)某一總賬所屬明細(xì)賬的借(或貸)方發(fā)生額合計(jì)數(shù)大于總賬的借(或貸)方發(fā)生額，也出現(xiàn)一個(gè)差額，這兩個(gè)差額正好相等。而且在總賬與明細(xì)賬中有與這個(gè)差額相等的發(fā)生額，這說明總賬一方的借(或貸)漏記，借(或貸)方哪一方的數(shù)額小，漏記就在哪一方。B．明細(xì)賬一方漏記，在總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)可以發(fā)現(xiàn)。總賬已經(jīng)試算平衡，但在進(jìn)行總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，發(fā)現(xiàn)某一總賬借(或貸)方發(fā)生額大于其所屬各明細(xì)賬借(或貸)發(fā)生額之和，說明明細(xì)賬一方可能漏記，可對(duì)該明細(xì)賬的有關(guān)憑證進(jìn)行查對(duì)。C．如果整張的記賬憑證漏記，則沒有明顯的錯(cuò)誤特征，只有通過順查法或逆查法逐筆查找。
②重記的查找。A．總賬一方重記。在試算平衡時(shí)，借貸雙方發(fā)生額不平衡，出現(xiàn)差錯(cuò)；在總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)某一總賬所屬明細(xì)賬的借(或貸)方發(fā)生額合計(jì)數(shù)小于該總賬的借(或貸)方發(fā)生額，也出現(xiàn)一個(gè)差額，這兩個(gè)差額正好相等，而且在總賬與明細(xì)賬中有與這個(gè)差額相等的發(fā)生額記錄，說明總賬借(或貸)方重記，借(或貸)方哪一方的數(shù)額大，重記就在哪一方。B．如果明細(xì)賬一方重記，在總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)可以發(fā)現(xiàn)?？傎~已經(jīng)試算平衡，與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，某一總賬借(或貸)方發(fā)生額小于其所屬明細(xì)賬借(或貸)方發(fā)生額之和，則可能是明細(xì)賬一方重記，可對(duì)與該明細(xì)賬有關(guān)的記賬憑證查對(duì)。C．如果整張的記賬憑證重記賬，則沒有明顯的錯(cuò)誤特征，只能用順查法或逆查法逐筆查找。
③記反賬的查找。記反賬是指在記賬時(shí)把發(fā)生額的方向弄錯(cuò)，將借方發(fā)生額記入貸方，或者將貸方發(fā)生額記入借方。總賬一方記反賬，則在試算平衡時(shí)發(fā)現(xiàn)借貸雙方發(fā)生不平衡，出現(xiàn)差額。這個(gè)差額是偶數(shù)，能被2整除，所得的商數(shù)則在賬簿上有記錄，如果借方大于貸方，則說明將貸方錯(cuò)記為借方；反之，則說明將借方錯(cuò)記為貸方。如果明細(xì)賬記反了，而總賬記錄正確，則總賬發(fā)生額試算是正確的，可用總賬與明細(xì)賬核對(duì)的方法查找。
④錯(cuò)記賬的查找。在實(shí)際工作中，錯(cuò)記賬是指把數(shù)字寫錯(cuò)，常見的有兩種：
第一種，數(shù)字錯(cuò)位，即應(yīng)記的位數(shù)不是前移就是后移，即小記大或大記小。例如：把千位數(shù)變成了百位數(shù)(大變小)，把1600記成160(大變小)；或把百位數(shù)變成千位數(shù)(小變大)，把3．43記成243(小變大)。如果是大變小，在試算平衡或者總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字的差額是一個(gè)正數(shù)，這個(gè)差額除以9后所得的商與賬上錯(cuò)誤的數(shù)額正好相等。查賬時(shí)如果差額能夠除以9，所得商恰是賬上的數(shù)，可能記錯(cuò)了位。如果是小變大，在試算平衡或者總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差額是一個(gè)負(fù)數(shù)，這個(gè)差額除以9后所得商數(shù)再乘以10，得到的絕對(duì)數(shù)與賬上錯(cuò)誤恰好相等。查賬時(shí)應(yīng)遵循：差額負(fù)數(shù)除以9，商數(shù)乘以10的數(shù)賬上有，可能記錯(cuò)了位。
第二種，錯(cuò)記。錯(cuò)記是在登記賬簿過程中的數(shù)字誤寫。對(duì)于錯(cuò)記的查找，可根據(jù)由于錯(cuò)記而形成的差數(shù)，分別確定查找方法，查找時(shí)不僅要查找發(fā)生額，同時(shí)也要查找余額。一般情況下，同時(shí)錯(cuò)記而形成的差數(shù)有以下幾種情況：
一、鄰數(shù)顛倒。鄰數(shù)顛倒是指在登記賬簿時(shí)把相鄰的兩個(gè)數(shù)字互換了位置。如43錯(cuò)記34，或把34錯(cuò)記43。如果前大后小顛倒為后大前小，在試算平衡時(shí)，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差額是一個(gè)正數(shù)，這個(gè)差額除以9后所得商數(shù)中的有效數(shù)字正好與相鄰顛倒兩數(shù)的差額相等，并且不大于9。可以根據(jù)這個(gè)特征在差值相同的兩個(gè)鄰數(shù)范圍內(nèi)查找。 如果前小后大顛倒為前大后小，在試算平衡或者總賬與明細(xì)賬核算時(shí)，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差額是一負(fù)數(shù)，其他特征同上。在上述情況下，查賬時(shí)，差額能除以9，有效數(shù)字不過9，可能記賬數(shù)顛倒，根據(jù)差值確定查找。
例如，某企業(yè)應(yīng)收賬款的總賬科目余額合計(jì)數(shù)應(yīng)為881.34，而明細(xì)賬合計(jì)數(shù)為944.34，總賬與明細(xì)賬不等。有關(guān)明細(xì)賬的資料如下表。
序 號(hào) 戶 名 金額(萬元)
1 A 623.45
2 B 103.68
3 C 45.79
4 D 81.18
5 E 90.24
合 計(jì) 944.34
查找步驟：
第一，求正誤差值：881.34—944.34＝－63萬元。
第二，判斷差值可否用9整除，差值63，正好可以為9整除(63萬元／9＝7萬元)。
第三，求差值系數(shù)：-63／9＝-7。
第四，在錯(cuò)誤表中查找有無相鄰兩數(shù)相差為7的數(shù)字。差值系數(shù)為負(fù)值時(shí)，查前大后小；反之，查前小后大。經(jīng)查，該表中第4行“81.18”中的“8”-“1”＝7，前大后小?？梢耘袛酁閷儆跀?shù)字倒置的錯(cuò)誤，即可能是18.18而誤寫為81.18。
第五，將第4行按18.18更正，重新加總，其合計(jì)數(shù)則為881.34，與總賬一致。
二、隔位數(shù)字倒置。如：425記成524，701記成107等等，這種倒置所產(chǎn)生的差數(shù)的有效數(shù)字是三位以上，而且中間數(shù)字必然是9，差數(shù)以9除之所得的商數(shù)必須是兩位相同的數(shù)，如22，33，34……。商數(shù)中的1個(gè)數(shù)又正好是兩個(gè)隔位倒置數(shù)字之差。如802誤記208元，差數(shù)是594，以9除之則商數(shù)為66，兩個(gè)倒置數(shù)8與2的差也是6。于是可采用就近鄰位數(shù)字倒置差錯(cuò)的查找方法去查找賬簿記錄中百位和個(gè)位兩數(shù)之差為6的數(shù)字，即600與006、701與107、802與208、903與3O9四組數(shù)，便可查到隔位數(shù)字倒置差錯(cuò)。
采用上述方法時(shí)，要注意：一是正確選擇作為對(duì)比標(biāo)準(zhǔn)的基數(shù)；二是保證對(duì)比指標(biāo)口徑的可比性；三是同時(shí)分析相對(duì)數(shù)和絕對(duì)數(shù)的變化，并計(jì)算其對(duì)總量的影響。
出納人員在日常填制會(huì)計(jì)憑證和登記賬簿過程中，可能出現(xiàn)一些差錯(cuò)，切忌生搬硬套，要從具體的實(shí)際工作出發(fā)，靈活運(yùn)用查找的方法，有時(shí)還要幾種方法結(jié)合起來并用，通過反復(fù)核實(shí)，一定會(huì)得出正確的結(jié)果。
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