電算化會(huì)計(jì)文檔信息特點(diǎn)

在電算化條件下，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理理論和方法已經(jīng)顯現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性。為此，我們必須認(rèn)真了解和掌握電算化條件下會(huì)計(jì)文檔信息及其管理的新特點(diǎn)，及時(shí)對會(huì)計(jì)檔案的管理理論和方法進(jìn)行補(bǔ)充和完善，才能使其發(fā)揮對會(huì)計(jì)文檔管理實(shí)踐的指導(dǎo)作用。那么，電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，具有哪些呢?

第一，電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)中會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

在電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)文檔信息以電磁數(shù)字信號的形式存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)中，不能直接識(shí)讀，并且很容易被篡改或刪除而不會(huì)留下任何痕跡；此外，電磁介質(zhì)易受損，所以會(huì)計(jì)文檔信息也面臨著丟失或毀壞的威脅。

第二，電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。

由于以往手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的憑證制度，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中逐漸減少甚至消失，憑證所起到的較強(qiáng)的控制功能會(huì)變得逐漸弱化，其中部分交易幾乎沒有留下什么痕跡。這種問題的存在，無疑給會(huì)計(jì)信息的有效控制帶來了一定的難度。

第三，電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)的交易授權(quán)及其執(zhí)行與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)存在差異。

授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)性的內(nèi)部控制。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)對于二項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)中，控制只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，從而達(dá)到限制接觸輸出信息的目的；但有關(guān)業(yè)務(wù)人員利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序，由此引起失控而造成損失的案件不勝枚舉。如：業(yè)務(wù)人員被客戶收買，非法取得他人口令繞過批準(zhǔn)程序開出銷售提單；非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)文檔；竊取公司顧客訂單密碼信息，開出假訂單，騙走公司產(chǎn)品等。

第四，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在會(huì)計(jì)活動(dòng)中的進(jìn)一步應(yīng)用，帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前發(fā)展的方向，電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)也不可避免受到其影響，特別是Internet在財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)用，對電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)的影響將會(huì)是革命性的。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用有：遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而形成電算化會(huì)計(jì)文檔信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。

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