倍杰教育

上班族應該用哪些軟件學習？

可以準點下班，估計是沒個上班族心里**深的愿望?？墒敲鎸σ欢研枰幚? 的文案，單純依靠Office或Adobe工具是無法快速解決的。

1、石墨文檔

這個軟件可以實現(xiàn)多人在同一文檔中，進行編輯和討論。

2、Everything（文件搜索神器）

本地磁盤里有N多個文件，你是不是也曾為查找不到目標文件，而記得團團 轉。

但有了這個工具不管你有成千或上萬個文件，輸入關鍵詞即可快速幫你查找 出來。

3、ChacuoNet

如果你需要發(fā)送工作郵件，又不想用你的私人郵箱。那這個ChacuoNet就很 適合你。

比較特別的地方就是免注冊啦，而且可以持續(xù)24小時接收國內大部分網(wǎng)站的 驗證碼。這樣你還會擔心郵箱不夠用嗎？

4、迅捷PDF轉換器

這是一個很實用的文件格式轉換工具。你可以直接添加多個文件，再選擇轉 換模式，就可以一鍵轉換成你想要的文件格式了。

office

學習產(chǎn)品

OFC122 : 行政人事高效辦公之Office寶典
視頻學習： 5.1 小時	學習收獲	"1. 如何動態(tài)了解員工的離職、入職，動態(tài)的管 理公司的人力資源成本變化 2. 如何計算考勤，制作方便填寫，匯總容易的表格 3. 如何準確無誤地發(fā)放工資到每個員工的賬戶上 4. 如何自動提醒員 工的生日、合同、退休日期，新員工的試用期 5. 如何評價每個業(yè)務人員的銷售業(yè)績，且根據(jù)業(yè)績計算薪酬，并展現(xiàn)出來 6. 如何快速制作批量的行政 文件 7. 如何快速排版行政文檔"
培訓時長： 12 小時
預備知識：

OFC131 : Office365終端用戶常用技能應用
視頻學習： --	學習收獲	網(wǎng)絡版Office與本地版Office到底有什么不同？ Office365與Office2013/2016在功能上的區(qū)別有哪些？各有什么新特性？課堂中我們會一一介紹。
培訓時長： 6 小時
預備知識：

OFC137 : Office新版本新特性升級全攻略
視頻學習： --	學習收獲	**培訓，讓學員快速掌握Office 2016的使用 ；應用**新的office功能實現(xiàn)工作需求
培訓時長： 6 小時
預備知識： 無

在Word中畫橫線的四種方法

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(1)如果橫線不長，可以采用設置下劃線的方法：先按一下下劃線工具“U”，再根據(jù)需要輸入幾個字符，按一些空格。例如：“姓名”、“學?！焙筮吀目瞻鬃址聞澗€。例：姓名

(2)如果需要在文字上方或文字中間攔腰的橫線，可以直接用繪圖工具畫出來。這種方法的缺點在于后期排版中，不容易對齊。例：錯誤

以上方法比較適合需要短橫線的地方，如果要畫整行、多行的橫線，就顯得不太方便。

(3)如果需要畫整行橫線，如試卷、信紙等，可以按下鍵盤上的減號“-”三次、再回車，就能夠畫出一整行的橫線來。

(4)如果要畫多行的橫線，先在需要制作橫線處，連續(xù)按下幾次回車鍵，需要幾行就按幾個。再選中回車符，單擊菜單“格式-邊框和底紋”，在“邊框和底紋”的“設置”中選擇“自定義”，再選擇合適的線型、顏色、寬度，然后用鼠標單擊行的上方、或行的中間、或行的下方，確定橫線的位置，**后“應用于”“段落”，確定后即可出現(xiàn)多行橫線。

問：Word里邊怎樣設置每頁不同的頁眉?如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同?

答：分節(jié)，每節(jié)可以設置不同的頁眉。文件——頁面設置——版式——頁眉和頁腳——首頁不同

問：請問word中怎樣讓每一章用不同的頁眉?怎么我現(xiàn)在只能用一個頁眉，一改就全部改了?

答：在插入分隔符里，選插入分節(jié)符，可以選連續(xù)的那個，然后下一頁改頁眉前，按一下“同前”鈕，再做的改動就不影響前面的了。簡言之，分節(jié)符使得它們獨立了。這個工具欄上的“同前”按鈕就顯示在工具欄上，不過是圖標的形式，把光標移到上面就顯示出”同前“兩個字來了

問：如何合并兩個WORD文檔，不同的頁眉需要先寫兩個文件，然后合并，如何做?

答：頁眉設置中，選擇奇偶頁不同/與前不同等選項

問：WORD編輯頁眉設置，如何實現(xiàn)奇偶頁不同? 比如：單頁 浙江大學學位論文，這一個容易設;雙頁：(每章標題)，這一個有什么技巧啊?

答：插入節(jié)分隔符，與前節(jié)設置相同去掉，再設置奇偶頁不同

問：怎樣使WORD文檔只有**頁沒有頁眉，頁腳?

答：頁面設置-頁眉和頁腳，選首頁不同，然后選中首頁頁眉中的小箭頭，格式-邊框和底紋，選擇無，這個只要在“視圖”——“頁眉頁腳”，其中的頁面設置里，不要整個文檔，就可以看到一個“同前”的標志，不選，前后的設置情況就不同了。

問：如何從第三頁起設置頁眉?

答：在第二頁末插入分節(jié)符，在第三頁的頁眉格式中去掉同前節(jié)，如果**、二頁還有頁眉，把它設置成正文就可以了

●在新建文檔中，菜單—視圖—頁腳—插入頁碼—頁碼格式—起始頁碼為0，確定;

●菜單—文件—頁面設置—版式—首頁不同，確定;

●將光標放到**頁末，菜單—文件—頁面設置—版式—首頁不同—應用于插入點之后，確定。

第2步與第三步差別在于第2步應用于整篇文檔，第3步應用于插入點之后。這樣，做兩次首頁不同以后，頁碼從第三頁開始從1編號，完成。

問：WORD頁眉自動出現(xiàn)一根直線，請問怎么處理?

答：格式從“頁眉”改為“清除格式”，就在“格式”快捷工具欄**左邊;選中頁眉文字和箭頭，格式-邊框和底紋-設置選無

問：頁眉一般是---------，上面寫上題目或者其它，想做的是把這根線變?yōu)殡p線，WORD中修改頁眉的那根線怎么改成雙線的?

答：按以下步驟操作去做：

●選中頁眉的文字，包括**后面的箭頭

●格式-邊框和底紋

●選線性為雙線的

●在預覽里，點擊左下小方塊，預覽的圖形會出現(xiàn)雙線

●確定

▲上面和下面自己可以設置，點擊在預覽周圍的四個小方塊，頁眉線就可以在不同的位置

問：Word中的腳注如何刪除?把正文相應的符號刪除，內容可以刪除，但**后那個格式還在，應該怎么辦?

答：步驟如下：

1、切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時**下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。

2、在尾注的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。

3、再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。

4、切換回到頁面視圖

尾注和腳注應該都是一樣的

問：Word 里面有沒有自動斷詞得功能?常常有得單詞太長了，如果能設置一下自動斷詞就好了

答：在工具—語言—斷字—自動斷字，勾上，word還是很強大的

問：如何將word文檔里的繁體字改為簡化字?

答：工具—語言—中文簡繁轉換

問：怎樣微調WORD表格線?WORD表格上下豎線不能對齊，用鼠標拖動其中一條線，可是一拖就跑老遠，想微調表格豎線讓上下對齊，請問該怎么辦?

答：選定上下兩個單元格，然后指定其寬度就可以對齊了，再怎么拉都行

PRess "Alt"，打開繪圖，其中有個調整坐標線，單擊，將其中水平間距與垂直間距都調到**小值即可。

打開繪圖，然后在左下腳的繪圖網(wǎng)格里設置，把水平和垂直間距設置得**小。

問：怎樣微調word表格線?我的word表格上下豎線不能對齊，用鼠標拖動其中一條線，可是一拖就跑老遠，我想微調表格豎線讓上下對齊，請問該怎么辦?

答：可以如下操作：

●按住ctl鍵還是shift，你have a try

●double click the line， try it ：)

●打開繪圖，設置一下網(wǎng)格(在左下角)。使水平和垂直都為**小，試一把!?

●press "Alt"

問：怎么把word文檔里已經(jīng)有的分頁符去掉?

答：先在工具——> 選項——> 視圖——> 格式標記，選中全部，然后就能夠看到分頁符，delete就ok了。

問：Word中下標的大小可以改的嗎?

答：格式—字體

問：Word里怎么自動生成目錄啊?

答：用“格式>>樣式和格式”編輯文章中的小標題，然后插入->索引和目錄

問：Word的文檔結構圖能否整個復制? 論文要寫目錄了，不想再照著文檔結構圖輸入一遍，有辦法復制粘貼過來嗎?

答：可以自動生成的，插入索引目錄。

問：做目錄的時候有什么辦法時右邊的頁碼對齊?比如：

1.1 標題…………………………1

1.2 標題…………………………2

答：畫表格，然后把頁碼都放到一個格子里靠右或居中，然后讓表格的線條消隱就可以了，打印出來就很整齊。

問：怎樣在word中將所有大寫字母轉為小寫?比如一句全大寫的轉為全小寫的

答：格式->更改大小寫->小寫

問：在存盤的時候，出現(xiàn)了問題，癥狀如下：磁盤已滿或打開文件過多，不能保存，另開新窗口重存也不管用。如何解決?

答：把word文檔全選，然后復制，然后關掉word，電腦提示你粘貼板上有東西，要不要用于別的程序，選是，然后，再重新打開word，然后粘貼，然后，保存。

問：WORD中的表格一復制粘貼到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原樣粘貼到PPT中?

答：1)比較好的方法是：先把表格單獨存為一WORD文件，然后插入-->對象，選由文件創(chuàng)建，然后選中上面的WORD文件，確定;2)還可以先把表格copy到Excel中，然后copy到PPT中，這個也是比較好的辦法;3)可以先做成文本框，再粘貼過去;4)復制粘貼，但是在PPT中不能粘在文本框里面;5)拷屏，做成圖片，再弄到PPT里面。

問：有沒有辦法將PPT的文字拷入WORD里面?

答：另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可

問：word中圖片的分欄如何處理?假如有：

1

2

圖

3

4

這樣的結構，我想實現(xiàn)：

1 3

圖(要橫跨兩欄)

2 4

但是，試了半天總是：

1 2

圖

3 4

怎么辦呀?help!

答：設置圖片格式——版式——高級——文字環(huán)繞——環(huán)繞方式選上下型——圖片位置——對齊方式選居中——度量依據(jù)選頁面，要先改文字環(huán)繞，然后才能改圖片位置

問：用word寫東西時字距老是變動，有時候自動隔得很開，有時候進入下一行的時侯，上一行的字距又自動變大了，這是為什么?怎么糾正啊?

答：是因為自動對齊的功能，格式——>段落——>對齊方式可以選。還有允許斷字的功能如果check上，就不會出現(xiàn)你說的情況了。

問：在使用WORD的樣式之后，如標題1、標題2之類的，在這些樣式前面總會出現(xiàn)一個黑黑的方塊，雖然打印的時候看不到，但看著總是不舒服，有沒有辦法讓它不要顯示呢?

答：“視圖”-->“顯示段落標志”，把前面的勾去掉。其實這個很有用，可以便于知道哪個是標題段落

問：文章**頁下面要寫作者聯(lián)系方式等。通常格式是一條短劃線，下面是聯(lián)系方式，基金支持等。這樣的格式怎么做出來?就是注明頁腳嗎?

答：插入——腳注和尾注

問：文字雙欄，而有一張圖片特別大，想通欄顯示，應該怎么操作?

答：可以選擇的內容，按雙欄排。選擇其他內容，按單欄排。

問：Word里面如何不顯示回車換行符?

答：把視圖->顯示段落標記的勾去掉或工具->選項->視圖->段落標記

問：有沒有方法把WORD里的軟回車一下子替換掉?識別出來的文字全帶著軟回車，能把他們一次全刪掉嗎??

答：查找 替換，按CTRL H;軟回車好象是^l，在特殊字符里有

問：在WORD里的框框里怎么打勾?

答：畫個文本框，文本框里寫一個鉤，然后拖過去;或者先在WORD里插入符號“√”，然后選中“√”，到-》格式-》中文版式-》帶圈字符-》選“□”

問：還是不行，這樣拷過去的框框字體是windings的，而原來的是宋體的，兩者有很大的區(qū)別。

答：根據(jù)模板新建專業(yè)型傳真，里面有框，雙擊后打勾，copy就ok

問：Word中怎么在一個英文字母上打對號?

答：透明方式插入圖片對象，內容是一個√

問：WORD里怎么顯示修訂文檔的狀態(tài)?文檔修訂后，改后標記很多，但是在菜單里沒有“顯示修訂**終狀態(tài)”等，怎么調出來?

答：工具->自定義->命令->類別(工具)->命令(修訂)->把“修訂”等拖到工具欄上

問：怎樣把許多分開的word文檔合并成一個文檔。我的論文是按照章節(jié)分開寫的，但現(xiàn)在圖書館要提交電子版的學位論文，是一個文檔的，我找了很多選項但好象不能合并，選擇插入文件功能，可以加入內容，但文檔中的頁眉卻插不進去，有誰有高見?

答：acrobat6 可以直接把多個文檔打印成一個pdf文檔。可以提交pdf格式的論文，先一個一個word文檔轉換為pdf格式的，然后在pdf文檔菜單的文件菜單中，選上作為pdf格式打開，追加上就可。

問：Word里面要寫方程式怎么辦啊?

答：插入-對象-公式編輯器equation，如果沒有公式編輯器Equation，要自己從光盤中安裝，或者安裝Mathtype公式編輯器

按右鍵把它拖出來--插入--命令--自定義--工具

應該是倒過來

問：Word的公式編輯器怎么安裝?

答：工具-自定義-插入-公式編輯器，把它拖到工具條上即可;或者安裝OFFICE后，再次安裝，選增加功能吧，會有提示的

問：WORD中出現(xiàn)公式的行往往要比只有文字的行來得寬，如何把這些行改的跟只有文字的行一樣寬?

答：段落行距設為固定值即可。這樣會有一個問題，比如設置為18磅，有些公式符號(特別是有下標的)不能全部顯示打印稿可以顯示。怎么解決這個問題?這個如何解決還需要考慮。

問：我的文檔就是公式多，應該怎么辦?

答：公式多的時候，**好的消除這個問題的辦法就是每打幾個公式就要存盤，如果連續(xù)打太多，就會出現(xiàn)這個問題。出現(xiàn)問題的時候：

●選中所有內容，ctrl C

●把WORD所有文檔關閉，

●**關鍵：出現(xiàn)一條信息，務必選擇“是”

●重新打開WORD編輯器，

●ctrl V，粘貼

●ctrl S，存盤

問：整個論文用一個WORD文檔，太大，不好編輯，一個地方有增刪，后面那么長一個文檔版面分布會變得亂七八糟，特別是圖表之類的東東。想讓每章的偶數(shù)頁自動顯示自己的章號和題目，WORD里這個能夠自動實現(xiàn)嗎?

答：不要整個論文放一個WORD文檔，一章一個，然后每章就可以奇偶分開處理了

問：論文按照章節(jié)寫的，想把它們合并成一個文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分節(jié)符的方法，但插入后有些文件的部分格式發(fā)生了變化，請問如何解決?

答：用主控文檔的方法比較好，在大綱模式里設置的;采取插入文件的方式，格式有些變化

問：WORD里邊怎么樣顯示行號?

答：在頁面設置那里，板式選項，**下面有個行號選項

問：Word里面怎么插入半個空格?

答：先在word的工具欄上，點中雙箭頭那個紐，就可以看到原先看不到的空格，然后再編輯一下這個空格的大小，比如小五或小四什么的。

問：只要一回車，或是改變光標位置的任何操作，都會使上一行的)變成=，有人遇到過這個問題么?

答：是不是設置了自動替換啊，符號里的自動替換看看吧!

問：WORD有沒有可以按單詞的首字母進行排序?就是從A-Z進行排

答：表格中的內容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回來

問：怎么在word里面打R^2?

答：先打R2，然后用鼠標選中2，同時按"Ctrl"，“shift”和" "

問：Word中發(fā)現(xiàn)空格都是小圓點，是怎么回事情?每輸入一個空格就出現(xiàn)一個小圓點，怎么把它消除掉啊?這個空格會打印出來嗎?

答：不會打印出來，如果想不顯示：工具-選項-視圖 格式標記中前面的勾去掉即可

問：word如何使兩個表格能排在一起?我做的表格每一個都比較小，但是表格數(shù)比較多，我想兩個表格排成一行，請問該怎么做?

答：試試在局部分欄，每個分欄中一個表格。

問：為什么換機器打開WORD文檔排版變了?在一臺機器上排好板的WORD文檔換在另一臺機器打開就變了?頁碼都不對了，怪哉。

答：是默認的頁面設置不一樣吧，或者版本不同

問：Word里面插入表格的問題，同一表格前后兩行被分在了不同的頁上，想限制他們在同一頁怎么做?

答：轉換成圖文框可能更容易排版一點，或者加個文本框

問：怎么在word里畫坐標圖?在word里有了坐標圖，文字卻加不加去怎么辦?

答：作圖時直接將文字加上去;word中的繪圖工具條，文字環(huán)繞里面尋找合適的方案，把圖放在文字的底層

問：怎么給word文檔加密?

答：打開文檔，另存為—工具—常規(guī)選項—打開、修改權限密碼，保存

問：插入的圖片為什么老是處于頁面的頂端，想拖下來放到其他地方，卻又自動跑到頂端去，就是拖不下來，請問該如何處理?

答：改變圖片的屬性，就可以了。

問：如何保證一幅圖像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不會因為前面段落的刪減而位置改變?

答：右鍵點擊圖片->設置對象格式—>版式—>嵌入型

問：如何把在WORD里面圖形工具畫的圖轉化為jpg?

答：另存為html格式，然后在html文件對應的文件夾里找

問：請問什么格式的圖片插入word**清晰?手頭持有png和tif格式，復制粘貼到word中模糊一片，請問轉換成什么圖片格式用于word**清晰?什么方法(插入圖片來自文件還是直接復制粘貼)對清晰度有否影響?

答：emf，eps等矢量圖**清晰，不會因為縮放損失分辨率，而jpeg，bmp等點陣圖就不行了。

問：在WORD中如何讓圖片的左、上、下邊都是文本?

答：在分欄的數(shù)量為1的情況下實現(xiàn)。圖片選中后右鍵，設置圖片格式--版式-四周型就可以了

問：jpg文件插入word文件以后怎么讓文件變小?jpg格式圖片插到word文件以后文件變的巨大，有什么方法可以讓它小一點?**好能一張軟盤放的下。

答：兩個方法：

●用photoshop改變圖片的分辨率，當然要看得清楚，然后插入word

●word有強大的壓縮功能，把文檔另存為比如：temp.doc，看看是不是小了很多。

問：如何向WORD中的圖片添加文本?想在圖片上輸入一些說明文字

答：插入文本框，將版式設成“懸浮”

在WORD的繪圖工具里面有個自選圖形，找到你要的括號，直接在頁面上畫就可以了?？梢砸苿樱笮∫部梢愿?。然后把他挪到文字邊上，即可。一個小竅門就是用CTRL 箭頭可以進行微調。

如果你覺得經(jīng)常需要對這些文字編輯，怕圖形錯位的話，可以將需要的文字打在一個文本框里，記得將文本框設置成透明無色的(這樣就看不見文本框了)，然后將文本框和你的括號(或其他符號)組合成一個圖形，就萬無一失了。

問：如果Word突然定在那里了怎么辦?

答：重新打開會回復，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重寫的不用太多。

問：如何解決word說磁盤已滿不讓保存的問題?

答：有時候，當要保存一個文件時，Word會彈出一個對話框說是磁盤空間已滿，無法保存文件，可實際上磁盤上空間還很大。這是非常令人惱火的一件事情。這一信息**常見的原因是Temp文件夾已經(jīng)達到了一個文件夾中可以包含的**多文件數(shù)的上限。這時的解決方法很簡單：在【資源管理器】中右擊安裝有Windows系統(tǒng)的磁盤，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊【屬性】，將出現(xiàn)【屬性】對話框，從【常規(guī)】選項卡中選擇【磁盤清理】按鈕，此時將出現(xiàn)【磁盤清理】對話框。執(zhí)行磁盤清理完畢以后，Windows會彈出一個新的對話框。

在【要刪除的文件】框中選中【臨時文件】選項，然后選擇【確定】。Windows將刪除臨時文件。要人工刪除臨時文件，進入臨時文件夾，刪除任何舊的臨時文件(臨時文件以波浪號開始，以.tmp擴展名結束)，返回Word，再次試著保存文件。如果此時還不能正確保存文檔，可以采取以下的方法，步驟如下：

(l)按Ctrl A選定整個文檔。

(2)按Ctrl C將整個文檔復制到內存中。

(3)關閉Word程序。此時系統(tǒng)會提示："您將大量文本放在了 剪貼板 中，是否希望在退出Word后這些文本仍可用于其他程序?"。

(4)選擇【是】按鈕。

(5)重新打開Word程序。

(6)按Ctrl V，將復制下來的文本粘貼到新文件中。

注意：在刪除臨時文件時，可能會出現(xiàn)一個對話框，提示不能刪除正在使用的文件。

這是因為Windows運行的時候，需要不斷地用到一些臨時文件。因而，在人工刪除臨時文件時，試著在開始時只刪除幾個文件，然后對桌面上的回收站進行清空。否則可能無法刪除所有選擇的文件。

一個看似牛的人說：看過一篇對微軟Office組總頭的專訪，他說市場調查顯示絕大多數(shù)用戶只用到Word很少的一點功能，非常可惜。我相信這并非妄言。半月前我們實驗室有個哥們說vi比Word功能強，我聽著不服，讓他舉例。他說，vi可以選定文本中的一列，Word不行。我當時無言以對，因為我確實不知道Word里怎么選定列，EditPlus或者UltraEdit倒是可以，后來我看了幫助，才知道Word里按Alt拖鼠標是可以選列的。再早些時候，PlateauWolf曾經(jīng)敏銳地觀察到Word中文排版每行**后的標點符號參差不齊，并因此大肆鼓吹wps 2000。我也是到**近才知道，Word里有個選項，“排版時壓縮標點間距”，把它關了就沒事了?？梢姡醯牟皇荳ord而是我們。

下面我總結幾條用Word排論文的技巧。

插公式時經(jīng)常需要讓公式居中對齊、行末的公式編號右對齊。只要設一個居中制表位和一個右對齊制表位，輸入時按TAB即可。建議居中制表位位置用字符做單位，比如五號字體在缺省A4頁面上是每行40字符，居中制表位就可以設在20字符處。

Word表格中可以進行簡單的計算。比如我有一個表格，讓第三列的值顯示第二列比**列多百分之幾，用“表格”菜單的“公式”即可，不用Excel高射炮轟蚊子。

對公式、尾注、圖片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜單下。好處是可以做成超級鏈接，而且公式編號改動的話對這個公式的引用會跟著改。

所有的章節(jié)標題都用樣式，并且用多級項目符號列表。好處是標題編號(第幾章、第幾節(jié))可以自動生成，可以在文檔結構圖(“視圖”菜單)中瀏覽，可以用垂直滾動條下方的定位按鈕快速定位，還可以生成目錄。我一般關閉“基于所用格式定義樣式”這個自作聰明的功能，所有樣式都自己選。

我的圖片和表格做成嵌入式的，這樣不會亂跑。表格每個單元格水平垂直均居中對齊。表格段落格式選“段中不分頁”，這樣不會出現(xiàn)表格拆到兩頁上的惡心局面。

我的正文缺省樣式是首行縮進2字符。輸公式的時候要另起一行，但是邏輯上它應該跟前面的文字算作一段(鼠標三擊可以選定段)，我用Shift Enter小回車搞定。每次要輸入公式的時候，點到前一個包含公式的段，用格式刷復制即可。

先寫這么多，以后有新的再補充，也歡迎大家補充。

用Word編輯論文的幾個建議

原則： 內容與表現(xiàn)分離

(WYSIWYG)的方式，將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內容的同時就可以設置并立即看到其表現(xiàn)?？上У氖呛芏嘧髡邽E用WYSIWYG，將內容與表現(xiàn)混雜在一起，花費了大量的時間在人工排版上，然而效率和效果都很差。

本文所強調的“內容與表現(xiàn)分離”的原則就是說文章作者只要關心文章的內容，所有與內容無關的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當?shù)姆绞礁嬖V Word。因為Word不僅僅是一個編輯器，還是一個排版軟件，不要只拿它當記事本或寫字板用。主要建議如下。

1. 一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，**好就定義一個樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內容一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式。這樣做能大大減少工作量和出錯機會，如果要對排版格式(文檔表現(xiàn))做調整，只需一次性修改相關樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由Word 自動生成各種目錄和索引。

2. 一定不要自己敲編號，一定要使用交叉引用。如果你發(fā)現(xiàn)自己打了編號，一定要小心，這極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標題的編號可以**設置標題樣式來實現(xiàn)，表格和圖形的編號**設置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內容時，所有的編號和引用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。公式的編號雖然也可以**題注來完成，但我另有建議，見5。

3. 一定不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發(fā)現(xiàn)自己打了空格，一定要謹慎，想想是否可以**其他方法來避免。同理，一定不要敲回車來調整段落的間距。

6. 參考文獻的編輯和管理。如果你在寫論文時才想到要整理參考文獻，已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻那一頁時才去整理要好。應該養(yǎng)成看文章的同時就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫即引用(Cite while you write，簡稱Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻列表，并且對參考文獻的引用編號也是自動生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯機會外，更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。并且從長遠來說，本次輸入的參考文獻信息可以在今后重復利用，從而一勞永逸。類似軟件還有Endnote和Biblioscape。Endnote優(yōu)點在于可以將文獻列表導出到BibTeX格式，但功能沒有Reference Manager強大。可惜這兩個軟件都不支持中文，據(jù)說Biblioscape對中文支持的很好，我沒有用過，就不加評論了。

7.使用節(jié)。如果希望在一片文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可以插入分節(jié)符，并設置當前節(jié)的格式與上一節(jié)不同。

上述都是關于排版的建議，還是要強調一遍，作者關心的重點是文章的內容，文章的表現(xiàn)就交給Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自己正在做與文章內容無關的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下Word的幫助，因為Word 早已提供了足夠強大的功能。

我不懷疑Word的功能，但不相信其可靠性和穩(wěn)定性，經(jīng)常遇到“所想非所見”、“所見非所得”的情況讓人非常郁悶。如果養(yǎng)成良好的習慣，這些情況也可以盡量避免，即使遇上，也可以將損失降低到**低限度。建議如下：

8.使用子文檔。學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都保存在一個文件里，打開、保存、關閉都需要很長的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設置樣式。這樣每個文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。

9.及時保存，設置自動保存，還有一有空就ctrl s。

10.多做備份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到一個文件里，并提供比較合并等功能。不過保存幾個版本后文件就大得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了，個人感覺不實用。還是多處備份吧

11.插入的圖片、和公式**好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。

其他建議：

12. 使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節(jié)順序比較方便

13. 使用文檔結構圖讓你方便的定位章節(jié)

14. 使用文檔保護，方便文章的審閱和修改

還有，自己花些時間研究一下Word的幫助，相信會有事半功倍的效果

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