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word辦公軟件常見(jiàn)應(yīng)用

1.Word的兩種水印

1）文字水印

插入文字水印的步驟：?jiǎn)螕簟案袷健辈藛蔚摹氨尘啊弊硬藛沃械摹八　泵? 令，可以插入不同顏色：樣式：大小：方向和字體的水印，還可以根據(jù)需要選擇或輸入要作為水印的文字。

編輯文字水印的方法：?jiǎn)螕簟耙晥D”，選中“頁(yè)眉和頁(yè)腳”(出現(xiàn)“頁(yè)眉和 頁(yè)腳”工具欄)，把鼠標(biāo)移到文字水印處單擊，再單擊“藝術(shù)字”工具欄，可以設(shè)置藝術(shù)字格式、藝術(shù)字形狀、對(duì)藝術(shù)字作方位旋轉(zhuǎn)、進(jìn)行繞排等編輯 操作，選中水印文字，單擊右鍵，選擇“設(shè)置藝術(shù)字格式——版式”，選擇“襯于文字下方”，滿(mǎn)意后，打開(kāi)“視圖”菜單，取消對(duì)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的 選中(即去掉該項(xiàng)目前面的鉤)。

2）圖片水印

單擊“插入——圖片”，視圖片的來(lái)源選“剪貼圖”或“來(lái)自文件”，選定圖片后向文檔中插入圖片。在圖片插入處單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)“圖 片工具欄”(如果沒(méi)有，請(qǐng)依次打開(kāi)“視圖——工具欄——圖片”)。在“圖片工具欄”要進(jìn)行的幾個(gè)關(guān)鍵編輯操作是：“文字繞排”選“襯于文字下方 ”，“圖像控制”選“水印”。

此外，還可以對(duì)圖片亮度、對(duì)比度、尺寸等進(jìn)行設(shè)置，滿(mǎn)意后在文檔其它處 單擊即退出水印編輯，一幅圖片水印就制作好了。

2.快速輸入并注音生僻字

在日常的文字錄入和編輯過(guò)程中，有些時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)生僻字，如何能夠?qū)? 不熟悉的漢字迅速輸入到當(dāng)前文檔中成為困擾很多人的難題。其實(shí)現(xiàn)在很多輸入法當(dāng)中都內(nèi)置了手寫(xiě)板的功能，可以將一些生僻字直接**手寫(xiě)輸入的 方式進(jìn)行錄入。這里我們就來(lái)介紹下Windows10下如何在Word快速輸入并注音生僻字。

1）首先打開(kāi)Windows10觸摸鍵盤(pán)：在任務(wù)欄上點(diǎn)擊一下右鍵再點(diǎn)“顯示觸摸 鍵盤(pán)按鈕（Y）”。

2）在任務(wù)欄上就出來(lái)一個(gè)觸摸鍵盤(pán)的圖標(biāo)，點(diǎn)擊一下它。

3）在出來(lái)的屏幕鍵盤(pán)上點(diǎn)擊簡(jiǎn)體鍵盤(pán)。

4）點(diǎn)擊一張紙和一支筆的那個(gè)圖標(biāo)。

5）在這個(gè)界面如果筆記本電腦有觸屏的功能的話(huà)，直接使用手寫(xiě)就可以了 。如果沒(méi)有可以使用鼠標(biāo)在上面畫(huà)寫(xiě)。寫(xiě)好以后點(diǎn)擊插入到你想要的地方去。

為了幫助用戶(hù)快速的去了解當(dāng)前漢字的讀音，Word中內(nèi)置了拼音指南的功能 。選中所要添加拼音的漢字，在開(kāi)始選項(xiàng)卡的字體選項(xiàng)組中，直接單擊拼音指南按鈕，在隨機(jī)打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中單擊確定按鈕，即可將拼音添加到當(dāng)前所 選的漢字上。

這樣不僅可以完成漢字的輸入，而且也可以非常容易的了解漢字的準(zhǔn)確讀音 。

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學(xué)習(xí)產(chǎn)品

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預(yù)備知識(shí)： 無(wú)

Excel經(jīng)典實(shí)用技巧35招

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一、建立分類(lèi)下拉列表填充項(xiàng)

我們常常要將企業(yè)的名稱(chēng)輸入到表格中，為了保持名稱(chēng)的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類(lèi)下拉列表填充項(xiàng)。

1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱(chēng)按類(lèi)別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱(chēng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱(chēng)所在列），在“名稱(chēng)”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車(chē)”鍵進(jìn)行確認(rèn)。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類(lèi)別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱(chēng)的列（如D列），再打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來(lái)源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類(lèi)別”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類(lèi)別的企業(yè)名稱(chēng)列表中選擇需要的企業(yè)名稱(chēng)填入該單元格中。

提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類(lèi)別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。

二、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類(lèi)別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名稱(chēng)（如“常用文檔”）。 2.再在“類(lèi)別”下面任選一項(xiàng)（如“插入”選項(xiàng)），在右邊“命令”下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立**個(gè)工作簿文檔列表名稱(chēng)。

重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱(chēng)。

3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開(kāi)”選項(xiàng)，打開(kāi)“分配超鏈接”對(duì)話(huà)框。**按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。

重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。

4.以后需要打開(kāi)“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

三、讓不同類(lèi)型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

1.打開(kāi)“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話(huà)框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。

四、制作“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄

在編輯專(zhuān)業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專(zhuān)業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄。

1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開(kāi)“錄制新宏”對(duì)話(huà)框，輸入宏名 如“fuhao1” 并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，然后“確定”開(kāi)始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏”。

2.打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話(huà)框，輸入名稱(chēng)——“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。

切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類(lèi)別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”欄上（有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕）。

3.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。

4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項(xiàng)，打開(kāi)“指定宏”對(duì)話(huà)框，選中相應(yīng)的宏（如fuhao1等），確定退出。

重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來(lái)。

5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話(huà)框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專(zhuān)業(yè)符號(hào)”工具欄，向單元格中快速輸入專(zhuān)業(yè)符號(hào)了。

五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁(yè)面

有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。

1.打開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)，將不需要打印的行（或列）隱藏起來(lái)。

2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話(huà)框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話(huà)框，輸入一個(gè)名稱(chēng)（如“上報(bào)表”）后，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi)“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱(chēng)，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序，這些部門(mén)名稱(chēng)既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫(huà)順序，怎么辦?可采用自定義序列來(lái)排序。

1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門(mén)排序的序列（如“機(jī)關(guān),車(chē)隊(duì),一車(chē)間,二車(chē)間,三車(chē)間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門(mén)”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開(kāi)“排序”對(duì)話(huà)框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。

七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)

工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類(lèi)”下面選中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類(lèi)型”下面的方框中輸入“；；；”（三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào)）。

2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確定”按鈕退出。

3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開(kāi)“保護(hù)工作表”對(duì)話(huà)框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。

經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話(huà)框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開(kāi)”選項(xiàng)后，“確定”退出。

以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)打開(kāi)，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。

九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本

你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦之家》而煩惱呢?那就往下看吧。

1.執(zhí)行“工具→自動(dòng)更正”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話(huà)框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫(xiě)），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦之家》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符 此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě) ，然后確認(rèn)一下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿(mǎn)足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：

1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt F11”快捷鍵），打開(kāi)Visual Basic編輯窗口。

2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

Function V（a,b,h）

V = h*（a b）/2

End Function

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。

以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?

1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開(kāi)“工作表背景”對(duì)話(huà)框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時(shí)選中這些單元格（區(qū)域）。 3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。

經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒(méi)有襯圖片了（其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了）。

提示 襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

十二、用連字符“&”來(lái)合并文本

如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入兩個(gè)空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。

3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。

十三、快速打印學(xué)生成績(jī)條

常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條”這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。

此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱(chēng)。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，〃〃，IF（0MOD ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！ 4）/3） 1），COLUMN（））））。 2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。

至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線(xiàn)”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作）。

4.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來(lái)。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。

執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開(kāi)“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求（如“計(jì)數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái)，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。

十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheet1）時(shí)，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。

執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開(kāi)“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開(kāi)“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話(huà)框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。

以后，無(wú)論在哪個(gè)工作表中，只要打開(kāi)“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫(huà)邊框

在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開(kāi)“邊框”工具欄。

單擊工具欄**左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫(huà)上邊框。

提示：①如果畫(huà)錯(cuò)了邊框，沒(méi)關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫(huà)出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線(xiàn)條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫(huà)邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對(duì)角的斜線(xiàn)。

十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度

你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì)Excel來(lái)說(shuō)，也并不難。

例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(zhǎng)度”為“4”。同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。

很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對(duì)話(huà)框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類(lèi)型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類(lèi)型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們知道每次打開(kāi)Excel，軟件總是默認(rèn)打開(kāi)多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。

那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊**個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊**后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱(chēng)出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫(xiě)點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。

但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變**張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話(huà)框，在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。

十九、改變文本的大小寫(xiě)

在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供**強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫(xiě)。

在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫(xiě)；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫(xiě)；“=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫(xiě)，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫(xiě)的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車(chē)后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣，如果我們?cè)贏3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。

如果我們想快速?gòu)腁4單元格中提取稱(chēng)謂的話(huà)，**好使用“=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)，它表示“從A4單元格**右側(cè)的字符開(kāi)始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話(huà)，則要使用“=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4和第5兩個(gè)字。

二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞

將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問(wèn)題。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來(lái)似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫(xiě)一個(gè)公式，就可　轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,〃th〃,IF（OR（value（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,〃st〃,〃nd〃,〃rd〃）,〃th〃））”。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過(guò)含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無(wú)效，則檢查**后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無(wú)效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此　和快捷。

二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)

和財(cái)務(wù)打過(guò)交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě)法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“=REPT（“特殊符號(hào)”，填充位數(shù)）”。

比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（〃#〃,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號(hào)填充至16位，就要改為“=REPT（〃#〃,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號(hào)將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT（〃#〃,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（〃#〃）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“=（TEXT（A5,〃$#,##0.00〃（&REPT（〃#〃,16-LEN（TEXT（A5,〃$#,##0.00〃））））”，一定能滿(mǎn)足你的要求。

二十三、創(chuàng)建文本直方圖

除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡(jiǎn)單，就是利用特殊符號(hào)的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。

比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來(lái)。具體步驟如下：

在E3單元格中寫(xiě)入公式“=IF（D30,REPT（〃n〃,ROUND（D3*100,0））,〃〃）”，也拖動(dòng)填充柄至G14。我們看到，一個(gè)沒(méi)有動(dòng)用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡(jiǎn)單明了。

二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)

有時(shí)候，我們可能對(duì)某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問(wèn)題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩癟RIM”函數(shù)來(lái)刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many Words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來(lái)幫忙：

“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,〃,〃,〃〃）） 1）”

該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，**后將空格數(shù) 1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。

二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換

這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過(guò)，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項(xiàng)，“確定”后Excel 2002就會(huì)自行安裝了。

完成后我們?cè)俅未蜷_(kāi)“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個(gè)獨(dú)立的專(zhuān)門(mén)用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以**鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專(zhuān)業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。

二十六、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎

我們知道，Excel表格和Word中的表格**大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫(kù)的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢(xún)”，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁(yè)中的搜索引擎一樣。

比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績(jī)。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個(gè)“函數(shù)查詢(xún)”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們?cè)凇拜斎雽W(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績(jī)。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下：

將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項(xiàng)。在如圖18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP” 函數(shù)，點(diǎn)“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們?cè)O(shè)置“Lookup_value”（指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們?cè)贑8單元格中填入的人名）；“Table_array”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學(xué)生的“語(yǔ)文”成績(jī)中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號(hào)）為“2”（即數(shù)值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設(shè)定完畢按“確定”。

此時(shí)回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE）”。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE）”（其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。

接下來(lái)，我們就來(lái)檢驗(yàn)“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如“趙耀”，回車(chē)之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績(jī)了。

二十七、Excel工作表大綱的建立

和Word的大綱視圖一樣，Excel這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問(wèn)題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類(lèi)型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類(lèi)匯總”選項(xiàng)。并在彈出菜單的“選定匯總項(xiàng)”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類(lèi)別。**后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話(huà)，單擊表格左側(cè)的“ ”按鈕即可。

二十八、插入“圖示”

盡管有14大類(lèi)50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對(duì)于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在**新版本Excel 2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對(duì)于說(shuō)明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流**程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說(shuō)明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫(kù)”甚至還可以多添加幾個(gè)圓環(huán)。

二十九、熟悉Excel的“從文本到語(yǔ)音”

這是Excel 2002中的一個(gè)搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫(xiě)、能算，還要能看、能說(shuō)。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的Office不論從語(yǔ)音的柔和度和語(yǔ)氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類(lèi)軟件不可比擬的。

按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語(yǔ)音”的選項(xiàng)后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語(yǔ)音”項(xiàng)目了。如圖21所示，打開(kāi)一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語(yǔ)音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開(kāi)始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)，Excel的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。

還有一點(diǎn)需要說(shuō)明的是，如果你想調(diào)整Excel 2002中語(yǔ)音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語(yǔ)音”圖標(biāo)，然后在“文字到語(yǔ)音”卡片上調(diào)整即可

三十、Excel中“攝影”功能的妙用

這個(gè)功能比較另類(lèi)，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇恰白テ痢?而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你**鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，“指哪抓哪”。

要找到這個(gè)功能還不太容易，我們點(diǎn)擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項(xiàng)。在“命令”卡片的“類(lèi)別”中點(diǎn)“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對(duì)表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時(shí)該選定區(qū)域就被“拍”了下來(lái)。然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示“照片”的地方（當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過(guò)來(lái)了。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來(lái)對(duì)待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。

不過(guò)，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動(dòng)原來(lái)被我們“拍攝”下來(lái)的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了!

三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用

也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開(kāi)Excel，軟件總是打開(kāi)了一個(gè)由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)師、統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手，就一定會(huì)明白，由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問(wèn)題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。

比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績(jī)表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績(jī)表”，然后來(lái)到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績(jī)的比較以及“年級(jí)平均分”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對(duì)話(huà)框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“×班學(xué)生成績(jī)表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。

三十二、“馴服”Excel 2002的剪貼板窗口

Excel 2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，**大可以支持容納24個(gè)項(xiàng)目（而Excel 2000只能容納12個(gè)）。而且，這個(gè)剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來(lái)回拷貝，所以對(duì)于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，確實(shí)更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來(lái)，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡(jiǎn)單。

筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來(lái)，只須點(diǎn)擊剪貼板菜單底部的“選項(xiàng)”，清除“自動(dòng)顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時(shí)彈出來(lái)，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時(shí)在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個(gè)復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。

當(dāng)然，在取消剪貼板自動(dòng)顯示功能之后，你還可以隨時(shí)恢復(fù)這個(gè)功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時(shí)迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項(xiàng)，點(diǎn)擊彈出對(duì)話(huà)框下部的 “鍵盤(pán)”按鈕，在彈出對(duì)話(huà)框的 “類(lèi)別”列表中選取“編輯”，然后，在對(duì)話(huà)框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”； 將光標(biāo)置于“請(qǐng)按新快捷鍵”對(duì)話(huà)框中，并按下Alt Shift C（或者你喜歡的其他組合），“關(guān)閉”對(duì)話(huà)框?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt Shift C，Excel 2002的剪貼板就會(huì)立刻出現(xiàn)在你面前了。

提示：此秘技也適用于Word 2002、PowerPint 2002。

三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處

Excel 2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來(lái)源和計(jì)算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。

讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)匀唤栌谩敖o表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是**函數(shù)“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。因此，數(shù)據(jù)來(lái)源有3個(gè)：C8、A2和C6。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點(diǎn)指明了這3個(gè)單元格的所在（圖25）。當(dāng)然，如果我們表格中某個(gè)數(shù)據(jù)無(wú)效或語(yǔ)法不當(dāng)?shù)脑?huà)，也可以點(diǎn)擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”按鈕來(lái)讓Excel自動(dòng)幫我們檢查紕漏。

三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠標(biāo)”

我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪上下翻頁(yè)時(shí)，你是否想過(guò)我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?

點(diǎn)擊Excel 2002“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，然后在“常規(guī)”選項(xiàng)卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框，點(diǎn)“確定”后，我們?cè)賮?lái)看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能：

在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會(huì)以15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵，再滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，工作表才會(huì)像往常一樣上下翻頁(yè)。另外，如果我們使用了Excel的“分級(jí)顯示”，那么當(dāng)我們按住Shift和滾動(dòng)鼠標(biāo)滾輪時(shí)，又可以控制各級(jí)條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實(shí)踐中慢慢摸索。

三十五、Excel 2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用

如果你創(chuàng)建了一個(gè)較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時(shí)， Excel 中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。**它你可以　看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動(dòng)時(shí)是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。

在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點(diǎn)”。這時(shí)，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。

以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會(huì)不請(qǐng)自來(lái)了。

提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時(shí)，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開(kāi)時(shí)，才能在“監(jiān)視窗 口”的列表中顯示出來(lái)。

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