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【原始憑證的填制要求】

(一)原始憑證填制的基本要求

原始憑證的填制必須符合下列要求:

1.記錄真實;記錄真實,就是要實事求是地填寫經(jīng)濟業(yè)務、原始憑證填制日期、業(yè)務內容、數(shù)量、金額等,使其必須與實際情況相一致,不得歪曲經(jīng)濟業(yè)務真相、弄虛作假。對于實物數(shù)量、質量和金額的計算,要準確無誤,不得匡算或估計,確保憑證所記錄的內容真實可靠。

2.內容完整;原始憑證的各項內容,必須詳盡地填寫齊全,不得遺漏,而且憑證填寫的手續(xù)必須完備,符合內部牽制原則。凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證,必須有驗收證明。支付款項的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明。一式幾聯(lián)的原始憑證,應當注明各聯(lián)次的用途,只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編號。

原始憑證作廢時應當加蓋“作廢”戳記,將所有聯(lián)次一起保存,不得撕毀。發(fā)生銷貨退回的,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗收證明;退款時,必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。職工因公出差借款憑據(jù),必須附在記賬憑證之后;收回借款時,應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務,應當將批準文件作為原始憑證附件;如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。

3.手續(xù)完備;單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領導人或其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名蓋章。“公章”,是指具有法律效力和特定用途,能夠證明單位身份和性質的印鑒,包括業(yè)務公章、財務專用章、發(fā)票專用章、結算專用章等。

4.書寫清楚、規(guī)范;填制原始憑證,字跡必須清晰、工整,并符合下列要求:

(1)阿拉伯數(shù)字應當逐個填寫,不得連筆寫。阿拉伯金額數(shù)字前面應當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯數(shù)字前寫有幣種符號的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位。

(2)所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯數(shù)字,除表示單價等情況外,一律填寫到角分;無角分的,角位和分位可寫“00”,或者符號“-”;有角無分的,分位應當寫“0”,不得用符號“-”代替。

(3)漢字大寫數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等,一律用正楷或者行書體書寫,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替,不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的,在“元”或者“角”字之后應當寫“整”字或者“正”字,如:小寫金額為¥2409.50,漢字大寫金額應寫成“人民幣貳仟肆佰零玖元伍角整”;大寫金額數(shù)字有分的,“分”字后面不寫“整”或者“正”字。

(4)大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應當加填貨幣名稱,貨幣名稱與大寫金額數(shù)字之間不得留有空白。

(5)阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時,漢字大寫金額要寫“零”字,如:小寫金額為¥5609.08,大寫金額應寫成“人民幣伍仟陸佰零玖元零捌分”;阿拉伯數(shù)字金額中間連續(xù)有幾個“0”時,漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字,如:小寫金額為¥1002.74,大寫金額應寫成“人民幣壹仟零貳元柒角肆分”;阿拉伯金額數(shù)字元位是“0”,或者數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”、元位也是“0”但角位不是“0”時,漢字大寫金額可以只寫一個“零”字,也可以不寫“零”字。如小寫金額為¥3680.92,大寫金額可寫成“人民幣叁仟陸佰捌拾元零玖角貳分”,或者寫成“人民幣叁仟陸佰捌拾元玖角貳分”。

(6)凡填寫大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫的金額必須相符。

5.連續(xù)編號;各種原始憑證要連續(xù)編號,以便查考。如果憑證已預先印定編號,如發(fā)票、收據(jù)、支票,都有連續(xù)編號,應按編號連續(xù)使用,在寫壞作廢時,應加蓋“作廢”戳記,與存根一起妥善保管,不得撕毀。

6.不得涂改、刮擦、挖補

原始憑證有錯誤的,應當由出具單位重開或更正,更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的,應當由出具單位重開,不得在原始憑證上更正。

各種憑證不得隨意涂改、刮擦、挖補,若填寫錯誤,應采用規(guī)定的方法予以更正。對于重要的原始憑證,如支票以及各種結算憑證,一律不得涂改。對于預先印有編號的各種憑證,在填寫錯誤后,要加蓋“作廢”戳記,并單獨保管。

7.填制及時

各種原始憑證一定要及時填寫,并按規(guī)定的程序及時送交會計機構、會計人員進行審核。

【例題·單選題】在原始憑證上書寫阿拉伯數(shù)字,錯誤的做法是( )。

A.金額數(shù)字前書寫貨幣幣種符號

B.幣種符號與金額數(shù)字之間要留有空白

C.幣種符號與金額數(shù)字之間不得留有空白

D.數(shù)字前寫有幣種符號的,數(shù)字后不再寫貨幣單位

【答案】B

【解析】在原始憑證上書寫阿拉伯數(shù)字,大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應當加填貨幣名稱,貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。

(二)自制原始憑證的填制要求

不同的自制原始憑證,填制要求也有所不同。

1.一次憑證的填制

一次憑證應在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時,由相關業(yè)務人員一次填制完成。該憑證往往只能反映一項經(jīng)濟業(yè)務,或者同時反映若干項同一性質的經(jīng)濟業(yè)務。

2.累計憑證的填制

累計憑證應在每次經(jīng)濟業(yè)務完成后,由相關人員在同一張憑證上重復填制完成。該憑證能在一定時期內不斷重復地反映同類經(jīng)濟業(yè)務的完成情況。

3.匯總憑證的填制

匯總憑證應由相關人員在匯總一定時期內反映同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證后填制完成。該憑證只能將類型相同的經(jīng)濟業(yè)務進行匯總,不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務。

(三)外來原始憑證的填制要求

外來原始憑證應在企業(yè)同外單位發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時,由外單位的相關人員填制完成。外來原始憑證一般由稅務局等部門統(tǒng)一印制,或經(jīng)稅務部門批準由經(jīng)營單位印制,在填制時加蓋出具憑證單位公章方為有效。對于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復寫紙?zhí)讓懟虼蛴C套打。

【例題·單選題】購材料的發(fā)票、支付房租收到的房租收據(jù)等,按其來源分屬于( )。

A.自制原始憑證

B.外來原始憑證

C.一次憑證

D.累計憑證

【答案】B

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