會計從業(yè)資格培訓(xùn) 會計從業(yè)資格培訓(xùn) 發(fā)布時間： 2017年01月16日
第四章第一節(jié) 電子表格軟件概述
一、常用的電子表格軟件
電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。
WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如LotusNotes、第三方電子表格軟件如Formu1aOne等。
微軟的Exce1軟件(以下簡稱Exce1)是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會計、統(tǒng)計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域?？紤]到其操作簡單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹 EXCEL有關(guān)內(nèi)容。
二、電子表格軟件的主要功能
電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。
(一)建立工作簿
Exce1啟動后，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對獨立。工作表是Exce1 存儲和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字符。
在Exce12003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Exce12013中，每個工作簿默認含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據(jù)需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機內(nèi)存大小的限制。
(二)管理數(shù)據(jù)
用戶通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù)，對數(shù)據(jù)進行復(fù)雜的運算和分析。
(三)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享
通過Exce1，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。
(四)制作圖表
Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖?、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計的圖表更具說服力。
(五)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)
Exce1自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運用和擴大Exce1的功能。
三、Exce1軟件的啟動與退出
(一)Exce1軟件的啟動
通?？梢圆捎孟铝蟹椒▎覧xce1軟件：
1.點擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令
通過“開始”菜單可啟動Exce1軟件，同時建立一個新的文檔，該文檔在Exce1軟件中被默認為工作簿。啟動Exce1后建立的第一個空白工作簿的缺省名和擴展名，在Exce12003中分別默認為“Book1”和“.x1s”(在Exce12013中則分別為“工作簿1”和 “.x1sx”)，但也可以另存為其他名字和類型的文件。
2.點擊桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標
這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建Exce1快捷方式圖標。
3.通過“運行”對話框啟動Exce1軟件
相關(guān)操作完成后，Exce1啟動，同時建立一個新的空白工作簿。
4.打開現(xiàn)成的Exce1文件
直接點擊現(xiàn)成的Exce1文件，通過打開該文件來啟動Exce1軟件。
(二)Exce1軟件的退出
通?？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xce1軟件：
1.點擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕
點擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“X”后，Exce1軟件將被退出。
2.點擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令
右鍵單擊任務(wù)欄中的Exce1圖標，打開菜單選項，點擊“關(guān)閉窗口”命令可退出Exce1文件。文件被關(guān)閉后，Exce1軟件也隨之退出。
3.按擊快捷鍵“A1t F4”
按擊“A1t F4”鍵后，Exce1軟件將被退出。
以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對話框。
需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的Exce1文件仍在運行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Exce1軟件才能退出。
四、Exce1軟件的用戶界面
Exce1軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用戶操作Exce1軟件的重要平臺，被稱為默認的用戶界面。
Exce1軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Exce12003及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Exce12007及以上版本的默認用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。
(一)標題欄
標題欄位于窗口的最上方，依次列示Exce1軟件的圖標、文檔的標題和控制Exce1窗口的按鈕。
(二)菜單欄
Exce12003的菜單欄默認位于標題欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、 “工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個默認的菜單項，包括Exce1的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關(guān)的命令選項。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開該命令的對話框;命令后面帶有“?”的，表示該選項后面帶有一個子菜單。
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