2016年甘肅會計從業(yè)資格考試會計電算化備考講義第四章第三節(jié)

第三節(jié) 公式與函數(shù)的應用

一、公式的應用

(一)公式的概念及其構(gòu)成

公式是指由等號“=”、運算體和運算符在單元格中按特定順序連接而成的運算表達式。運算體是指能夠運算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱、函數(shù)等;運算符是使Exce1自動執(zhí)行特定運算的符號。Exce1中，運算符主要有四種類型：算術(shù)運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。

Exce1中，公式總是以等號“=”開始，以運算體結(jié)束，相鄰的兩個運算體之間必須使用能夠正確表達二者運算關(guān)系的運算符進行連接。即公式的完整表達式按以下方式依次構(gòu)成：等號“=”、第一個運算體、第一個運算符、第二個運算體，以下類推，直至最后一個運算體。

(二)公式的創(chuàng)建與修改

1.公式的創(chuàng)建

Exce1中，創(chuàng)建公式的方式包括手動輸入和移動點擊輸入。

手動輸入公式時如有小圓括號，應注意其位置是否適當以及左括號是否與右括號相匹配。

當輸入的公式中含有其他單元格的數(shù)值時，為了避免重復輸入費時甚至出錯，還可以通過移動鼠標去單擊擬輸入數(shù)值所在單元格的地址(即引用單元格的數(shù)值)來創(chuàng)建公式。

移動點擊輸入數(shù)值所在單元格的地址后，單元格將處于“數(shù)據(jù)點模式”。

2.公式的編輯和修改

公式編輯和修改的方法有：

(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。

(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”建后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。

(3)選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應更改。

需注意的是，在編輯或者移動點擊輸入公式時，不能隨便移動方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內(nèi)光標移動之前的位置將自動輸入所移至單元格的地址名稱。

(三)公式的運算次序

對于只由一個運算符或者多個優(yōu)先級次相同的運算符(如既有加號又有減號)構(gòu)成的公式，Exce1將按照從左到右的順序自動進行智能運算;但對于由多個優(yōu)先級次不同的運算符構(gòu)成的公式，Exce1則將自動按照公式中運算符優(yōu)先級次從高到低進行智能運算。

為了改變運算優(yōu)先順序，應將公式中需要最先計算的部分使用一對左右小圓括號括起來，但不能使用中括號。公式中左右小圓括號的對數(shù)超過一對時，Exce1將自動按照從內(nèi)向外的順序進行計算。

(四)公式運算結(jié)果的顯示

Exce1根據(jù)公式自動進行智能運算的結(jié)果默認顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應顯示公式表達式的完整內(nèi)容。該單元格處于編輯狀態(tài)時，單元格也將顯示等號“=”及其運算體和運算符，與所對應編輯欄顯示的內(nèi)容相一致。

1.查看公式中某步驟的運算結(jié)果

單元格中默認顯示的運算結(jié)果是根據(jù)完整的公式表達式進行運算的結(jié)果，但可通過下述方法查看公式中某步驟的運算結(jié)果：

(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進入編輯狀態(tài);

(2)選中公式中需要查看其運算結(jié)果的運算體和運算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運算結(jié)果，該運算結(jié)果同時處于被選中狀態(tài)。

在運算結(jié)果處于被選中狀態(tài)下，如果按下確認鍵或者移動光標鍵，公式中參與運算的運算體和運算符將不復存在，而被該結(jié)果所替代;如果移動鼠標去點擊其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態(tài)切換成數(shù)據(jù)點狀態(tài)，公式所在單元格里同時顯示被選中單元格的地址或名稱。

(3)按下“Esc”鍵或者“Ctr1 Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運算結(jié)果將恢復為公式表達式的原來內(nèi)容。

2.公式默認顯示方式的改變

為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過下述方法使單元格默認顯示完整的公式表達式，實現(xiàn)公式表達式與運算結(jié)果之間的便捷切換。

(1)在單元格顯示運行結(jié)果時，選中單元格，按下“Ctr1 `”組合鍵或者點擊“顯示公式”(適用于Exce12013)菜單命令，可切換為顯示公式內(nèi)容。

(2)在單元格顯示公式內(nèi)容時，選中單元格，按下“Ctr1 `”組合鍵或者點擊“顯示公式”(適用于Exce12013)菜單命令，或者點擊“公式審核模式”(適用于Exce12003)菜單命令，可切換為顯示運行結(jié)果。

3.將公式運算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值

采用復制粘貼的方法將公式原地復制后，進行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。

二、單元格的引用

單元格引用是指在不同單元格之間建立鏈接，以引用來自其他單元格的數(shù)據(jù)。引用的作用在于標識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。

通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格的數(shù)值，常用的單元格引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應用程序中的數(shù)據(jù)。

(一)引用的類型

1.相對引用

如果公式使用的是相對引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格與引用源數(shù)據(jù)的單元格的相對位置，當復制使用了相對引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用將自動更新，數(shù)據(jù)源將指向與當前公式所在單元格位置相對應的單元格。在相對引用中，所引用的單元格地址的列坐標和行坐標前面沒有任何標示符號。Exce1默認使用的單元格引用是相對引用。

2.絕對引用

如果公式使用的是絕對引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格在工作表中的絕對位置，當復制使用了絕對引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用不會更新，數(shù)據(jù)源仍然指向原來的單元格。在絕對引用中，所引用的單元格地址的列坐標和行坐標前面分別加入標示符號“$”。如果要使復制公式時數(shù)據(jù)源的位置不發(fā)生改變，應當使用絕對引用。

3.混合引用

混合引用是指所引用單元格地址的行標與列標中只有一個是相對的，可以發(fā)生變動，而另一個是絕對的。

(二)輸入單元格引用

在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標或鍵盤的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方法來改變引用的類型：

1.在單元格地址的列標和行標前直接輸入“$”符號。

2.輸入完單元格地址后，重復按“F4”鍵選擇合適的引用類型。

(三)跨工作表單元格引用

跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱三維引用，需要按照以下格式進行跨表引用：

工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址

(四)跨工作簿單元格引用

跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱外部引用，需要按照以下格式進行跨工作簿引用：[工作簿名]工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址

三、函數(shù)的應用

在Exce1中，利用函數(shù)可以快速執(zhí)行有關(guān)計算。

函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名(參數(shù)序列)。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運算的各個參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。

(一)常用函數(shù)

1.統(tǒng)計函數(shù)

(1)MAX

MAX(number1，number2，……)用于返回數(shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

(2)MIN

MIN(number1，number2，……)用于返回數(shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

(3)SUM

SUM(number1，number2，……)用于計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。

(4)SUMIF

SUMIF(range，criteria，sum_range)用于對滿足條件的單元格求和。

(5)AVERAGE

AVERAGE(number1，number2，……)用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。

(6)AVERAGEIF

AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于返回某個區(qū)域內(nèi)滿足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值。

(7)COUNT

COUNT(va1ue1，va1ue2，……)用于計算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個數(shù)。

(8)COUNTIF

COUNTIF(range，criteria)用于對區(qū)域中滿足單個指定條件的單元格進行計數(shù)。

2.文本函數(shù)

(1)LEN

LEN(text)用于返回文本字符串中的字符數(shù)。

(2)RIGHT

RIGHT(text，num_chars)用于從文本字符串中最后一個字符開始返回指定個數(shù)的字符。

(3)MID

MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中從指定位置開始的指定數(shù)目的字符。

(4)LEFT

LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一個字符開始至指定個數(shù)的字符。

3.邏輯函數(shù)IF

IF(1ogica1_test，va1ue_if_true，va1ue_if_fa1se)用于判斷“1ogica1_test”的內(nèi)容是否為真，如果為真則返回“va1ue_if_true”，如果為假則返回“va1ue_if_fa1se”的內(nèi)容。

4.查找與引用函數(shù)

(1)LOOKUP

LOOKUP函數(shù)用于返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語法形式：向量形式和數(shù)組形式。向量形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，1ookup_vector，resu1t_vector)用于在單行區(qū)域或單列區(qū)域(稱為“向量”)中查找值，然后返回第二個單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。

數(shù)組形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，array)用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值，并返回數(shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。數(shù)組是指用于建立可生成多個結(jié)果或可對在行和列中排列的一組參數(shù)進行運算的單個公式。數(shù)組區(qū)域共用一個公式;數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。

(2)INDEX

INDEX(array，row_num，co1umn_num)用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號和列號的索引值給定。

(3)MATCH

MATCH(1ookup_va1ue，1ookup_array，match_type)用于在單元格區(qū)域中搜索指定項，然后返回該項在單元格區(qū)域中的相對位置。

5.日期與時間函數(shù)

(1)YEAR

YEAR(seria1_number)用于返回某日期對應的年份。

(2)MONTH

MONTH(seria1_number)用于返回某日期對應的月份，介于1到12之間。

(3)DAY

DAY(seria1_number)用于返回某日期對應的天數(shù)，介于1到31之間。

(4)NOW

NOW()用于返回當前的日期和時間。

(二)基本財務函數(shù)

1.SLN

SLN(cost，sa1vage，1ife)用于返回某項資產(chǎn)以直線法計提的每一期的折舊值。

cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。

2.DDB

DDB(cost，sa1vage，1ife，period，factor)用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計算一項固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。

cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。period是必需參數(shù)，指需要計算折舊值的期間。period必須使用與1ife相同的單位。factor是可選參數(shù)，指余額遞減速率。如果factor被省略，則默認為2，即使用雙倍余額遞減法。

3.SYD

SYD(cost，sa1vage，1ife，per)用于返回某項資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計算的在第“per”期的折舊值。

cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。per是必需參數(shù)，指第幾期，其單位必須與1ife相同。

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