2016年甘肅會計(jì)從業(yè)資格考試會計(jì)電算化備考講義第四章第二節(jié)

第二節(jié) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯

一、數(shù)據(jù)的輸入

(一)數(shù)據(jù)的手工錄入

Exce1中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。Exce1文件打開后，所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài)，等待數(shù)據(jù)的輸入。

1.在單個單元格中錄入數(shù)據(jù)

選定目標(biāo)單元格，錄入所需的數(shù)字或文本。

2.在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)

選定單元格區(qū)域，在當(dāng)前活動單元格或者對應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本，通過組合鍵“Ctr1 Enter”確認(rèn)錄入的內(nèi)容。

3.在單張工作表的多個單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)

相關(guān)設(shè)置完成后，在相應(yīng)的單元格輸入數(shù)據(jù)時，只需要輸入不重復(fù)的數(shù)字部分，系統(tǒng)會在輸入的數(shù)字前自動加上重復(fù)部分。

4.在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)

可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標(biāo)單元格，如同按照在單個單元格中錄入數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù);在一個單元格區(qū)域，如同按照在單張工作表的多個單元格中錄入相同數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。完成數(shù)據(jù)錄入后，可采用以下方法取消工作組：

(1)單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標(biāo)簽(即組外工作表標(biāo)簽)，如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動工作表以外的任意一個工作表標(biāo)簽;

(2)指向該工作簿任意一個工作表標(biāo)簽，單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。

(二)單元格數(shù)據(jù)的快速填充

1.相同數(shù)據(jù)的填充

某單元格的內(nèi)容需要復(fù)制到其他單元格時，通常可點(diǎn)擊該單元格右下角的填充柄，鼠標(biāo)箭頭隨之變?yōu)楹谑中危醋∈髽?biāo)左鍵向上下左右的任一方向拖動，然后松開鼠標(biāo)左鍵，該單元格的內(nèi)容即被填充到相關(guān)單元格。

2.序列的填充

序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。使用填充序列的操作步驟是：

(1)在需要輸入序列的第一個單元格中輸入序列第一個數(shù)或文本內(nèi)容，緊接第二個單元格輸入序列第二個數(shù)或文本內(nèi)容;

(2)選中上述兩個單元格，點(diǎn)擊第二個單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動，在適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo)，拖過的單元格將會自動進(jìn)行填充。

3.填充序列類型的指定

利用自動填充功能填充序列后，可以指定序列類型，如填充日期值時，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

拖動填充柄并釋放鼠標(biāo)時，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動填充選項(xiàng)”按鈕，單擊該按鈕打開下拉菜單以選擇填充序列的類型。

(三)導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)

EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的交互。

二、數(shù)據(jù)的編輯

(一)數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切

1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼

Exce1中，可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。

2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼

數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時還增加原單元格中的數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。

(二)數(shù)據(jù)的查找和替換

1.查找和替換特定數(shù)據(jù)

如果只需要查找，單擊“查找下一個”逐個查找或單擊“查找全部”一次性全文查找;如果需要替換，單擊“替換”逐個替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。

2.選中包含公式的單元格

依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。

3.替換格式

進(jìn)行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對話框，單擊“全部替換”即完成對內(nèi)容和格式的批量替換。

三、數(shù)據(jù)的保護(hù)

(一)保護(hù)工作簿

Exce1可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù)，限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。

1.限制編輯權(quán)限

工作簿被保護(hù)后所有的操作都不可進(jìn)行。如果要撤銷保護(hù)工作簿，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作簿”，輸入正確的密碼后可撤銷保護(hù)。

2.設(shè)置工作簿打開權(quán)限密碼

設(shè)置密碼完成后，當(dāng)再次打開工作簿時需要輸入正確的密碼才能打開。

(二)保護(hù)工作表

在Exce12013中，可以對工作表進(jìn)行編輯權(quán)限設(shè)定，限制他人對工作表的編輯權(quán)限，如插入行、插入列等。取消權(quán)限保護(hù)需輸入正確的密碼。

如果要撤銷保護(hù)工作表，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作表”，正確輸入取消工作表保護(hù)時使用的密碼后可撤銷保護(hù)。

(三)鎖定單元格

鎖定單元格可以使單元格的內(nèi)容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護(hù)工作表功能。

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