發(fā)布時(shí)間： 2016年07月05日

2016年浙江會(huì)計(jì)證會(huì)計(jì)電算化章節(jié)講義第四章第二節(jié)

第二節(jié) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯

一、數(shù)據(jù)的輸入

(一)數(shù)據(jù)的手工錄入

Excel 中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。Excel 文件打開后，所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài)，等待數(shù)據(jù)的輸入。

1.在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)

選定目標(biāo)單元格，錄入所需的數(shù)字或文本。

2.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù)

選定單元格區(qū)域，在當(dāng)前活動(dòng)單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本，通過組合鍵“Ctrl Enter”確認(rèn)錄入的內(nèi)容。

3.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)

相關(guān)設(shè)置完成后，在相應(yīng)的單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只需要輸入不重復(fù)的數(shù)字部分，系統(tǒng)會(huì)在輸入的數(shù)字前自動(dòng)加上重復(fù)部分。

4.在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)

可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標(biāo)單元格，如同按照在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù);在一個(gè)單元格區(qū)域，如同按照在單張工作表的多個(gè)單元格中錄入相同數(shù)據(jù)的方法錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。完成數(shù)據(jù)錄入后，可采用以下方法取消工作組：

(1)單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標(biāo)簽(即組外工作表標(biāo)簽)，如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動(dòng)工作表以外的任意一個(gè)工作表標(biāo)簽.

(2)指向該工作簿任意一個(gè)工作表標(biāo)簽，單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選定“取消成組工作表”。

(二)單元格數(shù)據(jù)的快速填充

1.相同數(shù)據(jù)的填充

某單元格的內(nèi)容需要復(fù)制到其他單元格時(shí)，通?？牲c(diǎn)擊該單元格右下角的填充柄，鼠標(biāo)箭頭隨之變?yōu)楹谑中?，按住鼠?biāo)左鍵向上下左右的任一方向拖動(dòng)，然后松開鼠標(biāo)左鍵，該單元格的內(nèi)容即被填充到相關(guān)單元格。

2.序列的填充

序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動(dòng)根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。使用填充序列的操作步驟是：

(1)在需要輸入序列的第一個(gè)單元格中輸入序列第一個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容，緊接第二個(gè)單元格輸入序列第二個(gè)數(shù)或文本內(nèi)容;

(2)選中上述兩個(gè)單元格，點(diǎn)擊第二個(gè)單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，在適當(dāng)?shù)奈恢冕尫攀髽?biāo)，拖過的單元格將會(huì)自動(dòng)進(jìn)行填充。

3.填充序列類型的指定

利用自動(dòng)填充功能填充序列后，可以指定序列類型，如填充日期值時(shí)，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。

拖動(dòng)填充柄并釋放鼠標(biāo)時(shí)，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕，單擊該按鈕打開下拉菜單以選擇填充序列的類型。

(三)導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)

EXCEL可以獲取SQL Server、ACCESS等數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的交互。

二、數(shù)據(jù)的編輯

(一)數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切

1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼

Excel中，可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。

2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼

數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時(shí)還增加原單元格中的數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。

(二)數(shù)據(jù)的查找和替換

1.查找和替換特定數(shù)據(jù)

如果只需要查找，單擊“查找下一個(gè)”逐個(gè)查找或單擊“查找全部”一次性全文查找;如果需要替換，單擊“替換”逐個(gè)替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。

2.選中包含公式的單元格

依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。

3.替換格式

進(jìn)行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對(duì)話框，單擊“全部替換”即完成對(duì)內(nèi)容和格式的批量替換。

三、數(shù)據(jù)的保護(hù)

(一)保護(hù)工作簿

Excel 可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù)，限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。

1.限制編輯權(quán)限

工作簿被保護(hù)后所有的操作都不可進(jìn)行。如果要撤銷保護(hù)工作簿，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作簿”，輸入正確的密碼后可撤銷保護(hù)。