2016年廣東會計從業(yè)資格考試會計電算化知識點：Excel文件的管理

Excel文件的管理

Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Excel文件的新建與保存

1.Excel文件的新建

單擊“開始”菜單中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標或者通過“運行”對話框等方式啟動Excel軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標題欄中顯示默認的文件名。

以打開現(xiàn)成 Excel文件方式啟動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctrl N”鍵;(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪問工具欄)。

2.Excel文件的保存

為了繼續(xù)使用新建的 Excel文件，應(yīng)當以合適的名稱和

類型將 Excel 文件保存在適當?shù)奈恢?。Excel 文件在編輯修改完畢或退出 Excel 軟件之前，均應(yīng)進行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl S”鍵進行保存。對于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctrl S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。

(3)通過單擊常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

(4)通過“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復(fù)信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

(二)Excel文件的關(guān)閉與打開

1.Excel文件的關(guān)閉

Excel 軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件：

(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

Excel 2013中由于沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

(2)點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

(3)按擊快捷鍵“Ctrl F4”。

上述三種方法關(guān)閉的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的 Excel 文件仍處于打開狀態(tài)，Excel 軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctrl N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

2.Excel文件的打開

打開Excel文件的方法主要有：

(1)通過直接點擊Excel文件打開。

(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

(4)通過常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)中的“打開”按鈕進行打開。

(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl O”(字母 O 的按鍵)進行打開。

(三)Excel文件的保密與備份

1.Excel文件的保密

對于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的 Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

2.Excel文件的備份

Excel 軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

(四)Excel文件的修改與刪除

1.Excel文件的修改

Excel 文件的修改通常在已打開的 Excel 文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

2.Excel文件的刪除

Excel文件的刪除方法包括：

(1)選中要刪除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進行刪除。

(2)鼠標右鍵點擊要刪除的 Excel 文件，選擇刪除命令。

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