2016年山西會(huì)計(jì)從業(yè)證考試會(huì)計(jì)電算化考前講義第四章第一節(jié)

第一節(jié) 電子表格軟件概述

一、常用的電子表格軟件

電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS 操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers，該軟件同時(shí)可用于 iPad 等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如 Lotus Notes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。

微軟的 Excel 軟件(以下簡稱 Excel)是美國微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、財(cái)經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域?？紤]到其操作簡單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時(shí)，本大綱主要介紹EXCEL有關(guān)內(nèi)容。

二、電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。

(一)建立工作簿

Excel 啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認(rèn)由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立。工作表是Excel存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納 32000 個(gè)字符。

在Excel 2003 中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有 3 張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel 2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有 1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。

(二)管理數(shù)據(jù)

用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。

(三)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

通過 Excel，用戶可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。

(四)制作圖表

Excel提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說服力。

(五)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Excel的功能。

三、Excel軟件的啟動(dòng)與退出

(一)Excel軟件的啟動(dòng)

通?？梢圆捎孟铝蟹椒▎?dòng)Excel軟件：

1.點(diǎn)擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令

通過“開始”菜單可啟動(dòng) Excel 軟件，同時(shí)建立一個(gè)新的文檔，該文檔在 Excel 軟件中被默認(rèn)為工作簿。啟動(dòng) Excel后建立的第一個(gè)空白工作簿的缺省名和擴(kuò)展名，在 Excel2003中分別默認(rèn)為 “Book1”和“.xls”(在Excel 2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存為其他名字和類型的文件。

2.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)

這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建 Excel快捷方式圖標(biāo)。

3.通過“運(yùn)行”對(duì)話框啟動(dòng)Excel軟件

相關(guān)操作完成后，Excel 啟動(dòng)，同時(shí)建立一個(gè)新的空白工作簿。

4.打開現(xiàn)成的Excel文件

直接點(diǎn)擊現(xiàn)成的 Excel 文件，通過打開該文件來啟動(dòng)Excel軟件。

(二)Excel軟件的退出

通常可以采用下列方法退出Excel軟件：

1.點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕

點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“ ”后，Excel軟件將被退出。

2.點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令

右鍵單擊任務(wù)欄中的 Excel圖標(biāo)，打開菜單選項(xiàng)，點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”命令可退出 Excel 文件。文件被關(guān)閉后，Excel軟件也隨之退出。

3.按擊快捷鍵“Alt F4”

按擊“Alt F4”鍵后，Excel軟件將被退出。

以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對(duì)話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個(gè)工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的 Excel 文件仍在運(yùn)行，Excel 軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Excel軟件才能退出。

四、Excel軟件的用戶界面

Excel 軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺(tái)，被稱為默認(rèn)的用戶界面。

Excel 軟件的默認(rèn)用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel 2003及以下版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

(一)標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標(biāo)、文檔的標(biāo)題和控制Excel窗口的按鈕。

(二)菜單欄

Excel 2003的菜單欄默認(rèn)位于標(biāo)題欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個(gè)默認(rèn)的菜單項(xiàng)，包括 Excel的全部操作命令，每一菜單項(xiàng)分別含有對(duì)工作表進(jìn)行操作的一組功能相關(guān)的命令選項(xiàng)。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開該命令的對(duì)話框;命令后面帶有“?”的，表示該選項(xiàng)后面帶有一個(gè)子菜單。

(三)工具欄

工具欄默認(rèn)位于菜單欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，它由一系列與菜單選項(xiàng)命令具有相同功能的按鈕組成。每個(gè)按鈕代表一個(gè)命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。

用戶不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

(四)編輯區(qū)

編輯區(qū)默認(rèn)位于工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認(rèn)輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來顯示當(dāng)前單元格的名字和當(dāng)前單元格的內(nèi)容、取消或確認(rèn)本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。

(五)工作表區(qū)

工作表區(qū)默認(rèn)位于編輯區(qū)的下方，是 Excel文件用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的專門區(qū)域，由工作表、工作表標(biāo)簽、標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕、滾動(dòng)條和滾動(dòng)條按鈕、列和列號(hào)、行和行號(hào)、全選按鈕、單元格等要素組成。

(六)狀態(tài)欄

狀態(tài)欄默認(rèn)位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開關(guān)狀態(tài)等。

(七)任務(wù)窗格

任務(wù)窗格默認(rèn)位于Excel窗口的右邊，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個(gè)任務(wù)窗格。

(八)功能區(qū)

功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強(qiáng)相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽予以標(biāo)識(shí)，用戶可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當(dāng)前所需命令的功能區(qū)。

Excel 2013默認(rèn)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開發(fā)工具”，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶還可以通過“自定義功能區(qū)”自定義選項(xiàng)卡。單擊任一選項(xiàng)卡標(biāo)簽，其下方將出現(xiàn)一個(gè)以平鋪方式展開的“帶形功能區(qū)”，它由若干個(gè)功能相關(guān)的組和命令所組成。

功能區(qū)的優(yōu)勢(shì)主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點(diǎn)集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。

五、Excel文件的管理

Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Excel文件的新建與保存

1.Excel文件的新建

單擊“開始”菜單中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標(biāo)或者通過“運(yùn)行”對(duì)話框等方式啟動(dòng)Excel軟件的，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。

以打開現(xiàn)成 Excel文件方式啟動(dòng)Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctrl N”鍵;(2)打開“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪問工具欄)。

2.Excel文件的保存

為了繼續(xù)使用新建的 Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱和類型將 Excel 文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢谩xcel 文件在編輯修改完畢或退出 Excel 軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。

(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl S”鍵進(jìn)行保存。對(duì)于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctrl S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對(duì)話框。

(3)通過單擊常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。

(4)通過“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。

為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。

(二)Excel文件的關(guān)閉與打開

1.Excel文件的關(guān)閉

Excel 軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件：

(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

Excel 2013中由于沒有“工具欄”菜單，但可點(diǎn)擊快速訪問工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

(3)按擊快捷鍵“Ctrl F4”。

上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開狀態(tài)的 Excel 文件仍處于打開狀態(tài)，Excel 軟件仍在運(yùn)行，并可通過按擊“Ctrl N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

2.Excel文件的打開

打開Excel文件的方法主要有：

(1)通過直接點(diǎn)擊Excel文件打開。

(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進(jìn)行打開。

(4)通過常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)中的“打開”按鈕進(jìn)行打開。

(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl O”(字母 O 的按鍵)進(jìn)行打開。

(三)Excel文件的保密與備份

1.Excel文件的保密

對(duì)于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的 Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

2.Excel文件的備份

Excel 軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。

(四)Excel文件的修改與刪除

1.Excel文件的修改

Excel 文件的修改通常在已打開的 Excel 文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

2.Excel文件的刪除

Excel文件的刪除方法包括：

(1)選中要?jiǎng)h除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進(jìn)行刪除。

(2)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的 Excel 文件，選擇刪除命令。

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