發(fā)布時間： 2016年06月13日

2016年江西會計證《會計電算化》第四章第一節(jié)

第一節(jié) 電子表格軟件概述

一、常用的電子表格軟件

電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

WINDOWS 操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用于 iPad 等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如 Lotus Notes、第三方電子表格軟件如FormulaOne等。

微軟的 Excel 軟件(以下簡稱 Excel)是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會計、統(tǒng)計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域?？紤]到其操作簡單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹EXCEL有關(guān)內(nèi)容。

二、電子表格軟件的主要功能

電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。

(一)建立工作簿

Excel 啟動后，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認(rèn)由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對獨立。工作表是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納 32000 個字符。

在Excel 2003 中，每個工作簿默認(rèn)含有 3 張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel 2013中，每個工作簿默認(rèn)含有 1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機(jī)內(nèi)存大小的限制。

(二)管理數(shù)據(jù)

用戶通過Excel不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計算機(jī)，自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運算和分析。

(三)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

通過 Excel，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。

(四)制作圖表

Excel提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Excel不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖恪㈧`活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計的圖表更具說服力。

(五)開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)

Excel自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運用和擴(kuò)大Excel的功能。

三、Excel軟件的啟動與退出

(一)Excel軟件的啟動

通?？梢圆捎孟铝蟹椒▎覧xcel軟件：

1.點擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令

通過“開始”菜單可啟動 Excel 軟件，同時建立一個新的文檔，該文檔在 Excel 軟件中被默認(rèn)為工作簿。啟動 Excel后建立的第一個空白工作簿的缺省名和擴(kuò)展名，在 Excel2003中分別默認(rèn)為 “Book1”和“.xls”(在Excel 2013中則分別為“工作簿1”和“.xlsx”)，但也可以另存為其他名字和類型的文件。

2.點擊桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)

這種方法的前提是桌面或任務(wù)欄中已經(jīng)創(chuàng)建 Excel快捷方式圖標(biāo)。

3.通過“運行”對話框啟動Excel軟件

相關(guān)操作完成后，Excel 啟動，同時建立一個新的空白工作簿。

4.打開現(xiàn)成的Excel文件

直接點擊現(xiàn)成的 Excel 文件，通過打開該文件來啟動Excel軟件。

(二)Excel軟件的退出

通?？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xcel軟件：

1.點擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕

點擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕“ ”后，Excel軟件將被退出。

2.點擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令

右鍵單擊任務(wù)欄中的 Excel圖標(biāo)，打開菜單選項，點擊“關(guān)閉窗口”命令可退出 Excel 文件。文件被關(guān)閉后，Excel軟件也隨之退出。

3.按擊快捷鍵“Alt F4”

按擊“Alt F4”鍵后，Excel軟件將被退出。

以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對話框。

需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的 Excel 文件仍在運行，Excel 軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Excel軟件才能退出。

四、Excel軟件的用戶界面

Excel 軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺，被稱為默認(rèn)的用戶界面。

Excel 軟件的默認(rèn)用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel 2003及以下版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

(一)標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標(biāo)、文檔的標(biāo)題和控制Excel窗口的按鈕。

(二)菜單欄

Excel 2003的菜單欄默認(rèn)位于標(biāo)題欄的下方，但可移動到窗口的其他適當(dāng)位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個默認(rèn)的菜單項，包括 Excel的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進(jìn)行操作的一組功能相關(guān)的命令選項。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開該命令的對話框;命令后面帶有“?”的，表示該選項后面帶有一個子菜單。

(三)工具欄

工具欄默認(rèn)位于菜單欄的下方，但可移動到窗口的其他適當(dāng)位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。

用戶不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

(四)編輯區(qū)

編輯區(qū)默認(rèn)位于工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認(rèn)輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來顯示當(dāng)前單元格的名字和當(dāng)前單元格的內(nèi)容、取消或確認(rèn)本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。

(五)工作表區(qū)

工作表區(qū)默認(rèn)位于編輯區(qū)的下方，是 Excel文件用于存儲和處理數(shù)據(jù)的專門區(qū)域，由工作表、工作表標(biāo)簽、標(biāo)簽滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

(六)狀態(tài)欄

狀態(tài)欄默認(rèn)位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開關(guān)狀態(tài)等。

(七)任務(wù)窗格

任務(wù)窗格默認(rèn)位于Excel窗口的右邊，但可移動到窗口的其他適當(dāng)位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個任務(wù)窗格。

(八)功能區(qū)

功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強(qiáng)相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項卡標(biāo)簽予以標(biāo)識，用戶可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當(dāng)前所需命令的功能區(qū)。

Excel 2013默認(rèn)的選項卡標(biāo)簽有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開發(fā)工具”，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶還可以通過“自定義功能區(qū)”自定義選項卡。單擊任一選項卡標(biāo)簽，其下方將出現(xiàn)一個以平鋪方式展開的“帶形功能區(qū)”，它由若干個功能相關(guān)的組和命令所組成。

功能區(qū)的優(yōu)勢主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務(wù)或入口點集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。

五、Excel文件的管理

Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

(一)Excel文件的新建與保存

1.Excel文件的新建

單擊“開始”菜單中列示的 Excel 快捷命令、桌面或任務(wù)欄中 Excel 的快捷方式圖標(biāo)或者通過“運行”對話框等方式啟動Excel軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。

以打開現(xiàn)成 Excel文件方式啟動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctrl N”鍵;(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003 為常用工具欄，Excel 2013 為快速訪問工具欄)。

2.Excel文件的保存

為了繼續(xù)使用新建的 Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱和

類型將 Excel 文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢?。Excel 文件在編輯修改完畢或退出 Excel 軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存 Excel文件的常用方法包括：

(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。

(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl S”鍵進(jìn)行保存。對于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctrl S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。

(3)通過單擊常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于 Excel 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。

(4)通過“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。

為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認(rèn)保存自動恢復(fù)信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

(二)Excel文件的關(guān)閉與打開

1.Excel文件的關(guān)閉

Excel 軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件：

(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。