2016年江西會計證《會計電算化》第四章第四節(jié)

第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析

一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建

(一)數(shù)據(jù)清單的概念

Excel中，數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實(shí)現(xiàn)的。

數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的 Excel工作表。

數(shù)據(jù)清單中的列對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的字段，列標(biāo)志對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。

(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求

為了使 Excel自動將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：

1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。

2.同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。

3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應(yīng)在它們之間留出至少一個空白的行或列。

4.盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。

二、記錄單的使用

(一)記錄單的概念

記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對話框。

(二)通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)

通過記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀，操作簡單，減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

2.“記錄單”對話框的打開

打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

Excel 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。

“記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。

3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動移入第一個空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。

4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

通過查詢，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對話框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內(nèi)同時輸入相應(yīng)的查詢條件即可。

5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應(yīng)列后文本框中逐一核對或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。

6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

三、數(shù)據(jù)的管理與分析

在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

(一)數(shù)據(jù)的排序

數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對某些列的數(shù)據(jù)，通過“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。

1.快速排序

使用快速排序的操作步驟為：

(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;

(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會自動排序;如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整，記錄將會出現(xiàn)錯行的錯誤。

2.自定義排序

使用自定義排序的操作步驟為：

(1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框;

(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。

(二)數(shù)據(jù)的篩選

數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。

篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。

1.快速篩選

使用快速篩選的操作步驟為：

(1)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列;

(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標(biāo)識單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo);

(3)單擊適當(dāng)列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

2.高級篩選

使用高級篩選的操作步驟為：

(1)編輯條件區(qū)域;

(2)打開“高級篩選”對話框;

(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

3.清除篩選

對經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。

(三)數(shù)據(jù)的分類匯總

數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計。

1.創(chuàng)建分類匯總

需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計，將統(tǒng)計結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實(shí)現(xiàn)分級查看匯總結(jié)果。

2.清除分類匯總

打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

(四)數(shù)據(jù)透視表的插入

數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計算結(jié)果。

1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設(shè)計出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置

(1)重新設(shè)計版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報表的版面布局立即自動更新。

(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。

(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對報表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。

(5)設(shè)定報表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進(jìn)入)或“套用報表格式”(適用于Excel 2013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報表樣式，也可通過設(shè)置單元格格式的方法自定義報表樣式。

(五)圖表的插入

框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。

圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。

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