2016年河北會(huì)計(jì)證培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化考點(diǎn)精講：記錄單的使用

記錄單的使用

(一)記錄單的概念

記錄單又稱(chēng)數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話(huà)框。

(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄

1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)

通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀(guān)，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。

2.“記錄單”對(duì)話(huà)框的打開(kāi)

打開(kāi)“記錄單”對(duì)話(huà)框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。

Excel 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。

“記錄單”對(duì)話(huà)框打開(kāi)后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話(huà)框來(lái)輸入、查詢(xún)、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。

3.在“記錄單”對(duì)話(huà)框中輸入新記錄

在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。

4.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框查找特定單元格

通過(guò)查詢(xún)，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢(xún)條件的查詢(xún)中，只要在對(duì)話(huà)框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢(xún)條件即可。

5.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框核對(duì)或修改特定記錄

查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。

6.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框刪除特定記錄

記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。

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