出納基礎工作之憑證篇（三）：記賬憑證

一、什么是記賬憑證

記賬憑證是會計人員根據審核后的原始憑證進行歸類、整理，并確定會計分錄而編制。的憑證，是直接憑以登賬的依據。記賬憑證記載的是會計信息，從原始憑證到記賬憑證是經濟信息轉換成會計信息的過程，是一種質的飛躍。 記賬憑證要根據原始憑證所反映的經濟業(yè)務，按規(guī)定的會計科目和復式記賬方法，編成會計分錄，以確保賬簿記錄的準確性。這是由于原始憑證只表明經濟業(yè)務的具體內容，不能反映其歸類的會計科目和記賬方向，不能憑以直接入賬，而且原始憑證多種多樣，其格式、大小也不盡一致。為了做到分類反映經濟業(yè)務的內容，必須按會計核算方法的要求，將其歸類、整理為能據以人賬的形式，指明應記入的賬戶名稱以及應借、應貸的金額。

二、記賬憑證的種類

1、收款憑證、付款憑證和轉賬憑證 記賬憑證按其反映的經濟業(yè)務是否與貨幣資金有關，可以分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

（1）收款憑證 收款憑證是用以反映貨幣資金收入業(yè)務的記賬憑證，根據貨幣資金收入業(yè)務的原始憑證填制而成。實際工作中，出納人員應根據會計管理人員或指定人員審核批準的收款憑證，作為記錄貨幣資金的收入依據。出納人員根據收款憑證收款（尤其是收人現金）時，要在憑證上加蓋“收訖”戳記，以避免差錯。收款憑證一般按現金和銀行存款分別編制。

（2）付款憑證 付款憑證是用以反映貨幣資金支出業(yè)務的記賬憑證，根據貨幣資金支出業(yè)務的原始憑證填制而成。實際工作中，出納人員應根據會計主管人員或指定人員審核批準的付款憑證，作為記錄貨幣資金支出并付出貨幣資金的依據。出納人員根據付款憑證付款時，要在憑證上加蓋“付訖”戳記，以免重付。

（3）轉賬憑證 轉賬憑證是用以反映與貨幣資金收付無關的轉賬業(yè)務的憑證，根據有關轉賬業(yè)務的原始憑證或記賬編制憑證填制而成。收款憑證、付款憑證和轉賬憑證分別用以記錄貨幣資金收入事項、貨幣資金支出事項和轉賬業(yè)務（與貨幣資金收支無關的業(yè)務），為便于識別，各種記賬憑證一般印制成不同顏色。 會計實務中，某些經濟業(yè)務既是貨幣資金收入業(yè)務，又是貨幣資金支出業(yè)務，如現金和銀行存款之間的劃轉業(yè)務。為了避免記賬重復，對于這類業(yè)務一般編制付款憑證，不編制收款憑證。即：將現金存人銀行時，編制現金付款憑證；從銀行存款提取現金時，編制銀行存款付款憑證。

2、復式和單式記賬憑證

（1）復式記賬憑證是把一項經濟業(yè)務所涉及的會計科目，集中填列在一張憑證上的記賬憑證，即一張憑證上登記兩個或兩個以上的會計科目，既有“借方”，又有“貸方”。如前面介紹的收款憑證、付款憑證、轉賬憑證和通用憑證都是復式記賬憑證。其優(yōu)點是集中反映賬戶的對應關系，了解經濟業(yè)務的全貌，減少憑證數量，節(jié)約紙張。其缺點是不便于匯總計算每一會計科目的發(fā)生額。

（2）單式記賬憑證是把一項經濟業(yè)務所涉及的會計科目，分別按每個會計科目填制憑證的記賬憑證，即把同類經濟業(yè)務所涉及的會計科目分別記人兩張或兩張以上的記賬憑證中，每張記賬憑證只填列一個會計科目。

三、記賬憑證的填制和審核

1、記賬憑證的基本要素

記賬憑證是登記賬簿的直接依據，它是在審核無誤的原始憑證的基礎上，系統歸類整理編制而成的。記賬憑證有很多種類，同一種類的記賬憑證又有不同的格式，但所有的記賬憑證都必須具備下列基本內容：

（1）記賬憑證的名稱； （2）記賬憑證的編號； （3）填制憑證的日期； （4）有關經濟業(yè)務內容摘要； （5）有關賬戶的名稱（包括總賬、明細分類賬）、方向和金額； （6）有關原始憑證張數和其他有關資料份數； （7）有關人員的簽名或蓋章。

2、記賬憑證的填制要求

填制記賬憑證，就是要由會計人員將各項記賬憑證要素按規(guī)定方法填寫齊全，便于賬簿登記。 記賬憑證雖有不同格式，但就記賬憑證確定會計分錄、便于保管和查閱會計資料來看，各種記賬憑證除嚴格按原始憑證的填制要求填制外，還應注意以下幾點：

（1）要將經濟業(yè)務的內容以簡練概括的文字填人“摘要”欄內。這樣做對于日后查閱憑證和登記賬簿都十分必要，也是做好記賬工作的一個重要方面。

（2）要根據經濟業(yè)務的性質，按照會計制度所規(guī)定的會計科目和每一會計科目所核算的內容，正確編制會計分錄，從而確保核算口徑一致，以便于指標的綜合匯總和分析對比，同時，也有助于根據正確的賬戶對應關系，了解有關經濟業(yè)務的完成情況。

（3）每張記賬憑證只能反映一項經濟業(yè)務，除少數特殊業(yè)務必須將幾個會計科目填在一張記賬憑證上外，不得將不同類型經濟業(yè)務的原始憑證合并填制記賬憑證，對同一筆經濟業(yè)務不得填制對應關系不清的多借多貸的記賬憑證。

（4）附件數量完整。除結賬與更正差錯的記賬憑證可以不附原始憑證，其他記賬憑證必須附有原始憑證，以便于復核會計分錄是否正確，也便于日后查閱原始憑證。如果一張原始憑證要涉及幾張記賬憑證，可把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在其他記賬憑證上注明附有原始憑證的記賬憑證的編號。例如，用支票購物，同時又用現金在同一時間、地點購物，供貨單位只開了一張發(fā)票，此時，應分開作兩張記賬憑證，原始憑證只能附在其中一張后面，另一張記賬憑證后面無原始憑證時，或復印、或在記賬憑證摘要欄中注明附原始憑證的記賬憑證的憑證號。企業(yè)單位提取各項稅費的記賬憑證，應附自制原始憑證，列明合法的計算提取依據及正確的計算過程。

（5）填寫內容齊全。記賬憑證中的各項內容必須填寫齊全，并按規(guī)定程序辦理簽章手續(xù)，不得簡化。

（6）憑證順序編號。記賬憑證應按業(yè)務發(fā)生順序按不同種類的記賬憑證連續(xù)編號，若一筆經濟業(yè)務，需填制多張記賬憑證的，可以采用按該項經濟業(yè)務的記賬憑證數量編列分數順序號的方法，如前面的整數為總順序號，后面的分數為該項經濟業(yè)務的分號，分母表示該項經濟業(yè)務的記賬憑證總張數，分子表示該項經濟業(yè)務的順序號。 若記賬之前發(fā)現記賬憑證有錯誤，應予重新編制正確的記賬憑證，并將錯誤憑證作廢或撕毀。已經登記入賬的記賬憑證，在當年內發(fā)生填寫錯誤時，應用紅字填寫一張與原內容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷X月X日X號憑證”，同時再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正X月X日X號憑證”。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證。調增金額用藍字，調減金額用紅字。發(fā)現以前年度的錯誤，應用藍字填制一張更正的記賬憑證。

3、記賬憑證的審核

記賬憑證是登記賬簿的直接根據，需要嚴格審核，確保其正確無誤。記賬憑證的審核，主要包括以下幾方面： （1）所附原始憑證是否齊全，是否經過審核，原始憑證所記錄的經濟業(yè)務內容和數額與記賬憑證是否一致； （2）會計科目和核算內容是否與財務會計制度的規(guī)定相符，會計分錄和賬戶對應關系是否正確，金額正確與否； （3）需要填制的內容是否有遺漏。審核發(fā)現了錯誤，要查清原因，按規(guī)定更正。

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