程項目的實施是工程項目生命周期中的一個重要階段,業(yè)主或項目組織者通過招標(biāo)將工程項目的實施發(fā)包給承包商,承包商組織一切施工工作,其中主要包括施工項目組織的建立;人、財、物的調(diào)配與使用;按施工圖及合同規(guī)范實施工程項目,其工程經(jīng)濟(jì)目標(biāo)完全通過成本控制來實現(xiàn)。在市場經(jīng)濟(jì)中,項目的成本控制不僅在整個項目管理中,而且在整個企業(yè)管理中都有著舉足輕重的作用,因此,注重工程項目施工成本控制尤為重要。
1施工成本控制的必要性
施工項目的成本控制是承包商在項目形成過程中對生產(chǎn)經(jīng)營和管理所消耗的人力資源、物質(zhì)資源和費用開支進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、調(diào)節(jié)和限制,及時糾正偏差,在完成預(yù)定項目目標(biāo)的同時把總成本控制在預(yù)算(計劃)范圍內(nèi)。
項目失控現(xiàn)象在國際、國內(nèi)都十分普遍?,F(xiàn)代項目管理不僅要解決跨地區(qū)(跨國)、跨行業(yè)、遠(yuǎn)程控制問題,而且要解決多項目之間的協(xié)調(diào)和合理分配問題,這是因為:
(1)工程項目系統(tǒng)復(fù)雜、規(guī)模大、投資大、技術(shù)要求高,不進(jìn)行有效的控制,預(yù)定的計劃就很難實施,項目失去控制,必然會導(dǎo)致項目的失敗。
(2)參加項目實施的單位多,專業(yè)化分工細(xì),項目各參加者由于自己的利益,容易造成各單位在目標(biāo)、時間、空間上協(xié)調(diào)困難或分離,項目參加者的疏忽、失誤不僅會影響自己所承擔(dān)的工作,而且會使項目實施過程中斷或受到干擾。
(3)跨部門、跨行業(yè)、跨地區(qū)甚至跨國的項目越來越多,例如國際投資、海外工程、BOT 工程等,這給項目管理帶來了新的問題,也給控制提出了新的課題和要求。由于各種干擾的作用使工程項目在實施過程中偏離項目原有的目標(biāo),偏離計劃,如果不進(jìn)行控制,會造成偏離的增大,最終可能導(dǎo)致項目的失敗。
2成本控制的方法
2.1成本估算方法
在項目管理過程中,為了使時間、費用和工作范圍內(nèi)的資源得到最佳利用,人們開發(fā)出了不少成本估算方法,以盡量得到較好的估算,這里簡要介紹以下幾種。
(1)經(jīng)驗和歷史數(shù)據(jù)估算法。完成某項任務(wù)所需費用可根據(jù)歷史標(biāo)準(zhǔn)估算,成本估算是在一個可靠性不高的環(huán)境下進(jìn)行,進(jìn)行估計的人應(yīng)有專門知識和豐富的經(jīng)驗。由于項目和計劃復(fù)雜多變,無法預(yù)測今后幾年的職工工資結(jié)構(gòu)、原材料費用、經(jīng)營基礎(chǔ)及管理費用等在整個項目壽命周期內(nèi)會不會變化等問題,把以前的活動與現(xiàn)實對比幾乎是不可能的,因此根據(jù)經(jīng)驗和歷史數(shù)據(jù)估算,據(jù)此提出一個近似的數(shù)字,它適應(yīng)要求很快拿出一個大概數(shù)字的項目,但對要求詳細(xì)的估算顯然是不能滿足要求的。
(2)因素估算法。這是一種比較科學(xué)的傳統(tǒng)估算方法,它利用數(shù)理知識根據(jù)過去預(yù)測未來。做這種成本估算,前提是有過去類似項目的資料,而且這些資料應(yīng)在同一基礎(chǔ)上,具有可比性。
(3)WBS 估算法 利用 WBS 方法,先把項目任務(wù)進(jìn)行合理的細(xì)分,分到可以確認(rèn)的程度,如某種材料,某種設(shè)備,某一活動單元等,然后估算每個 WBS 要素的費用。主要步驟是:①對項目施工作工作報告書、規(guī)格書以及總進(jìn)度表。工作報告書是指實施項目所需的各項工作的敘述性說明,包括資金、時間等限制,它明確必須達(dá)到的目標(biāo);規(guī)格書是項目人員和用戶了解工時、設(shè)備、產(chǎn)品以及材料估價的依據(jù);總進(jìn)度表應(yīng)含有項目開始和結(jié)束的日歷時間,包括項目實施的主要階段、分界點和決策點、材料供應(yīng)、質(zhì)量檢驗、監(jiān)理評審等。②確定完成項目所必需的邏輯關(guān)系。一旦進(jìn)行項目施工,就應(yīng)制定完成任務(wù)所必需的邏輯關(guān)系,通常是用箭頭圖來表明項目任務(wù)的邏輯程序和時間關(guān)系,并以此作為下一步繪制 CPM 或 PERT 圖以及 WBS 表的根據(jù)。③編制 WBS 表和進(jìn)度表。編制 WBS 表的最簡單方法是依據(jù)箭頭圖,把箭頭圖上的每一項活動當(dāng)作一項工作任務(wù),在此基礎(chǔ)上再描繪分工作直至工作包任務(wù)。對每個 WBS 要素進(jìn)行費用估算,制定各項分工作、分任務(wù)的費用表和進(jìn)度表,及項目和整個計劃的累積報表。對項目每一個工作任務(wù),確定人、財、物,進(jìn)行成本和時間估算,它包括:逐月的費用和進(jìn)度總結(jié),以便項目費用能夠及時的控制;逐年(或每季度)費用和進(jìn)度表,它表明每年(或每季度)所需費用和進(jìn)度;原料及支出預(yù)測,它表明供貨商的供貨時間、支付方式、承擔(dān)義務(wù)以及支付原料的現(xiàn)金流量等。當(dāng)進(jìn)度表和 WBS 表完成之后,就可以進(jìn)行成本估算了。
采用這種方法估算成本需要進(jìn)行大量的計算,工作量較大,單計算本身就需要花費一定的時間和費用。但這種方法的準(zhǔn)確度較高,做出的這些報表不僅僅是成本估算的表述,還可以用來作為項目控制的依據(jù),最高管理層可以用這些報表來決策。
2.2費用偏差分析法
這是一種測量工程預(yù)算實施情況的方法,也叫掙得值(Earned Value)分析方法。該法將實際上已完成的工程項目工作同計劃的工程項目工作進(jìn)行比較,確定項目在費用支出和時間進(jìn)度方面是否符合原定計劃的要求。它包括以下幾個方面:
(1)在項目費用估算階段編制項目資金使用計劃時確定的計劃工作的預(yù)算費用 BCWS(Budgeted Cost for Work Scheduled),BCWS=計劃工作量×預(yù)算定額,是項目進(jìn)度時間的函數(shù),是按計劃應(yīng)在某給定期間內(nèi)完成的活動經(jīng)過批準(zhǔn)的費用估算(包括所有應(yīng)分?jǐn)偟墓芾碣M)之和,隨著項目的進(jìn)展而增加,在項目完成時達(dá)到最大值,即項目的總費用。
(2)在工程項目進(jìn)展過程中對已完工作的實際費用 ACWP(Actual Cost for Work Performed),它是進(jìn)度時間的函數(shù),隨著項目的進(jìn)展而增加是累積值,ACWP 是費用,不是實際工作量。
(3)已完工作預(yù)算費用 BCWP(Budgeted Cost for Work Performed),BCWP=已完成工作量×預(yù)算定額,是在某給定期間內(nèi)完成的活動經(jīng)過批準(zhǔn)的費用估算(包括所有應(yīng)分?jǐn)偟墓芾碣M),即按照單位工作的預(yù)算價格計算出的實際完成工作量的費用之和。為了衡量項目活動是否按照計劃進(jìn)行,引入四個量:(1)費用偏差 CV(Cost Variance),CV=BCWP-ACWP,CV 大于 0 時,表示費用未超支;(2)進(jìn)度偏差 SV(Schedule Variance),SV=BCWP—BCWS,SV 大于 0 時,表示進(jìn)度提前;(3)費用執(zhí)行指標(biāo) CPI(Cost Performed Index),CPI=BCWP/ACWP,當(dāng) CPI>1 表示低于預(yù)算,CPI<1 表示超出預(yù)算,CPI=1 表示實際費用與預(yù)算費用吻合;(4)進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo) SPI(Schedule Performed Index),SPI=BCWP/BCWS,當(dāng) SPI>1 表示進(jìn)度提前,SPI<1 表示進(jìn)度延誤,SPI=1 表示實際進(jìn)度等于計劃進(jìn)度。2.3成本分析指標(biāo)與成本數(shù)據(jù)
成本分析的指標(biāo)很多,可以按照不同的角度、需要和種類選擇,通常成本分析的綜合指標(biāo)有如下幾大類:
(1)工期和進(jìn)度的分析指標(biāo)。時間消耗程度=(已用工期/計劃總工期)×l00%;工程完成程度=(已完成工程量/計劃總工程量)×100%=(已完成工程價格/工程計劃總價格)×l00%.
(2)效率比(這僅對已完成的工程)。機械生產(chǎn)效率=實際臺班數(shù)/計劃臺班數(shù);勞動效率=實際使用人工工時/計劃使用人工工時。無論對一個分項工程或整個工程成本的評價,效率指標(biāo)比較準(zhǔn)確和明確,當(dāng)機械生產(chǎn)效率小于 1 時,說明實際臺班數(shù)比計劃少了,節(jié)約了;當(dāng)勞動效率小于 1 時,說明實際人工消耗少了,同樣可以比較材料的消耗。
(3)成本分析指標(biāo)包括掙得值(Earned Value)分析指標(biāo)。成本偏差=實際成本-計劃成本;成本偏差率=(成本偏差/計劃成本)×100%;利潤=已完工程價格—實際成本。在各個成本要素中,分部工程成本、總工程成本的比較分析都可以采用偏差和偏差率指標(biāo),它們較好地反映偏差的程度,通過偏差分析能控制項目費用。
對承包商來說存在三種成本數(shù)據(jù):(1)分項工程成本數(shù)據(jù)。包括:該分項工程的直接費,即直接在該分項工程上消耗的實際人工、材料、機械臺班費;外包費用支付額。(2)整個工程的成本數(shù)據(jù)。包括:工程直接費即各分項人工工資、材料費、機械費及外包費用之和;工地管理費核算即由工地管理費開支范圍內(nèi)的各種賬單、工資單、設(shè)備清單、費用憑證等;分?jǐn)偟慕?jīng)營管理費用即企業(yè)總部的各項開支分?jǐn)傎M;而整個工程的實際利潤是已完成的工程合同價與實際總成本之差。(3)企業(yè)成本數(shù)據(jù)。企業(yè)成本數(shù)據(jù)是各個工程的人工費、材料費、機械費、外包費用、工地管理費之和,即工程工地總成本。再核算企業(yè)經(jīng)營費用(總部管理費)即企業(yè)會計核算的資料,如費用憑證,會計報表,賬目等得到,并將它分?jǐn)偨o各個工程,同樣可以核算企業(yè)實現(xiàn)的利潤。
2.4成本核算與施工圖預(yù)算控制法
實際成本核算過程主要有:
(1)記錄各分項工程中消耗的人工、材料、機械臺班及費用的數(shù)量;
(2)本期內(nèi)工程完成狀況的量度、工程工地管理費及總管理費開支的匯總、核算和分?jǐn)偅?
(3)各分項工程以及總工程的各個費用項目核算及盈虧核算,提出工程成本核算報表。成本開支監(jiān)督主要包括:(1)落實成本目標(biāo),既要落實分項工程及項目單元的成本目標(biāo),又要落實資源的消耗和工作效率指標(biāo);(2)各種費用開支審查和批準(zhǔn);(3)簽訂各種外包合同(如勞務(wù)供應(yīng)、工程分包、材料供應(yīng)、設(shè)備租賃等)時,在合同價方面進(jìn)行嚴(yán)格控制。在施工項目成本控制中,可按施工圖預(yù)算,實現(xiàn)“以收定支”或“量入為出”,具體的處理方法是實行人工費、材料費、施工機械使用費的三大控制。